Comment fonctionne la synchronisation par fichier ?

Si l'authentification sur votre communauté Steeple fonctionne avec la méthode classique ou par matricules, vous avez la possibilité d'inviter vos collaborateurs via un fichier, et de réaliser plusieurs actions détaillées ci-dessous.

Découvrez en vidéo ce qui change

Description de la fonctionnalité

L’approvisionnement par fichier, ou import, vous permet d’ajouter, modifier ou supprimer des collaborateurs en masse, plutôt que de le faire un collaborateur à la fois.

Depuis votre espace Administration, l'accès à cette fonctionnalité s'effectue depuis la page Collaborateurs, via le bouton Actions > Approvisionnement par fichier.

Cette page affiche l’historique des traitements passés ou encore en attente de validation.

Pour lancer un nouvel import, cliquez sur le bouton Nouvel import en haut à droite.

Suivant le type de traitement que vous souhaitez réaliser, trois options vous sont proposées.

Choix du type d'import

Vous souhaitez ajouter des collaborateurs, ou modifier des collaborateurs existants

Choisissez l’option Importer des collaborateurs. Les nouveaux collaborateurs présents dans votre fichier seront créés, et ceux qui existent déjà dans Steeple verront leurs informations mises à jour avec celles du fichier.

Tous les nouveaux collaborateurs seront membres de la communauté principale. Vous pourrez ensuite les ajouter manuellement à d’autres communautés.

Vous souhaitez supprimer des collaborateurs

Choisissez l’option Supprimer des collaborateurs. Votre fichier est alors une liste des identifiants uniques (matricule ou email) des collaborateurs à supprimer.

Tous les collaborateurs présents dans cette liste seront supprimés définitivement. Leurs publications resteront visibles dans Steeple (leur auteur sera indiqué comme étant un “ancien collaborateur”).

⚠️Import avancé

La troisième option, Import avancé, permet de réaliser les actions précédentes en un seul fichier, et offre l’accès à des options supplémentaires.

Attention : s’il est mal utilisé, l’import avancé peut provoquer la perte définitive de données. Il n’est pas recommandé d’utiliser l’import avancé s’être au préalable assuré de la conformité de son fichier avec le résultat souhaité.

Par défaut l’import avancé va :

• mettre à jour les données des collaborateurs existants, y compris leur accès aux différentes communautés.
• créer les comptes des collaborateurs qui sont dans le fichier mais ne sont pas déjà dans Steeple, y compris en leur donnant accès à d’autres communautés que la communauté principale.

À la deuxième étape du traitement, que nous aborderons ensuite, une option “Supprimer les collaborateurs qui ne sont pas dans le fichier” va, en plus des traitements précédents, supprimer de Steeple tous les collaborateurs qui ne sont pas dans le fichier. Par exemple, si vous avez 200 collaborateurs dans Steeple et 50 collaborateurs à mettre à jour dans votre fichier, choisir cette option résultera en la suppression définitive de 150 collaborateurs.

Téléversement de votre fichier

Si vous ne l’avez pas fait lors d’un précédent import, c’est le moment de télécharger le modèle de fichier à compléter. Il s’agit d’un fichier Excel au format .xlsx. Les colonnes du modèle dépendent du type d’import choisi à l’étape précédente.

Vous devez ensuite sélectionner votre fichier collaborateurs qui sera utilisé pour le traitement. Il doit correspondre au modèle fourni par Steeple. Les formats .xls, .xlsx, et .csv sont supportés.

Avant de lancer l’analyse, vous pouvez activer différentes options.

Si vous avez choisi l’import avancé, vous pouvez cocher la case “Supprimer les collaborateurs qui ne sont pas dans le fichier. Attention : comme signalé précédemment, cette option peut provoquer la suppression définitive de collaborateurs de votre base Steeple.

Vous pouvez également cocher la case “Envoyer les invitations par email aux nouveaux collaborateurs”. Si vous ne cochez pas cette case, il vous sera possible d’envoyer les emails plus tard, par exemple si vous êtes en train d’ajouter vos collaborateurs en amont du lancement de Steeple.

Analyse

Cliquer sur “Lancer l’analyse” va déclencher une analyse de votre fichier et une simulation de traitement. Cette étape est importante : elle vous permet de vous assurer que les actions qui seront réalisées sont bien celles attendues.

L’analyse comporte deux sections : une analyse de la conformité de votre fichier, et un résumé de la simulation.

 

Le rapport des alertes liste les colonnes de votre fichier qui ne sont pas conformes.

Il peut s’agir d’un avertissement : par exemple, si une colonne n’est pas reconnue. Les avertissements n’empêchent pas l’exécution de votre traitement.

Si votre fichier comporte des erreurs, en revanche, le traitement ne pourra se poursuivre.

Le rapport de l’analyse est un résumé des différentes actions qui seront réalisées lors du traitement définitif de votre fichier. Il indique, en particulier, pour chaque communauté dont la communauté principale : 

• le nombre de collaborateurs qui seront ajoutés
• le nombre de collaborateurs qui seront retirés

Cela vous permet de valider que le traitement à venir aura bien le résultat attendu : si vous avez sélectionné l’import avancé et que le rapport vous annonce la suppression de 200 collaborateurs de votre communauté principale, il y a peut-être un problème.

Notez que la somme des collaborateurs ajoutés (ou retirés) dans les communautés filles peut être supérieure à la somme des collaborateurs ajoutés. Si un collaborateur est ajouté à deux communautés, il sera compté dans trois lignes : celle de la communauté principale, et une pour chaque communauté fille.

Lancer le traitement définitif

Deux boutons en bas de l’écran vous permettent soit d’annuler l’import, soit de lancer le traitement définitif, qui appliquera les changements indiqués dans le rapport d’analyse.

Vous pouvez également cliquer sur “Retour” en haut à gauche de la page pour revenir à la liste des imports. Vous pourrez ainsi lancer (ou annuler) l’import ultérieurement.

La gestion du fichier à importer

Un fichier d'exemple (ou "template") est mis à votre disposition, afin que les données, formats, contraintes... soient fidèles au résultat souhaité. Ce fichier est accessible directement sur l'interface en haut à gauche en cliquant sur Télécharger le template.

Voici les choses à savoir concernant ce fichier et les colonnes qui le composent. 

• Le fichier importé doit forcément être en CSV UTF8 (séparé par des virgules) ou en XLSX.

• L'ordre des colonnes n'est pas contraint, elles peuvent se présenter dans un ordre différent de celui du gabarit.

• Les colonnes Nom, Prénom sont obligatoires, ainsi que le Matricule 
  et la Date de naissance dans le cas où vous les utilisez pour authentifier vos collaborateurs.
• La colonne Administrateur, dans le cas d'une organisation multi-communautés, permet uniquement de donner le droit "Admin. global". Pour donner le droit d'administrateur d'une autre communauté que la principale, suivre cette explication.
• Si vous intégrez une colonne Service ou Lieu dans votre fichier, les services et lieux non reconnus (même orthographe dans la liste des services) seront créés lors de l'import.

• Les colonnes ajoutées au fichier d'exemple (contenant donc des données non attendues) ne seront pas traitées. 

• Autant de colonnes "communautés" peuvent être ajoutées, à condition que le nom de ces colonnes respecte bien l'attendu.

  • ATTENTION : une colonne Communauté doit correspondre à UNE communauté. Si votre entreprise a plusieurs communautés, alors vous devez avoir autant de colonnes que de communautés.

• Les informations non renseignées dans une case optionnelle se comportent de 2 façons :

  • N'écrasent pas les informations déjà présentes dans l'application : matricule, date de naissance, administrateur, bio, téléphone, communauté
  • Vide les informations déjà présentes : entrée dans l'entreprise, lieu, service, poste, email du responsable, entrée dans l'entreprise

• Le nom des colonnes est traduit dans les différentes langues supportées par la plateforme (ES, EN, FR, DE), il doit donc correspondre à la langue de la communauté principale.

Champs optionnels

Si votre organisation est configurée pour fonctionner en mode de connexion SSO (intégration installée et mode de connexion par défaut de l'organisation activé en SSO), alors vous pouvez importer 2 champs complémentaires :

• "Méthode de connexion en SSO" : colonne qui devra contenir oui / non, et qui forcera ou non l'utilisateur à se connecter en SSO
• "Identifiant SSO" : champ texte qui doit contenir l'identifiant SSO utilisé par le collaborateur lorsqu'il s'identifie dans l'interface de votre annuaire (Okta, Microsoft ou Google)

 

Lancement de l'analyse

Une fois votre fichier prêt, vous pouvez alors le choisir depuis votre ordinateur et lancer l'analyse. 

Une fois l'analyse lancée, une nouvelle ligne va apparaitre dans l'historique de traitement.           

Une fois l'analyse terminée, l'état et le résultat de celle-ci vont apparaitre :

• En cas de Succès, le fichier a bien été lu et vous pouvez, en cliquant sur Visualiser, voir les résultats de la simulation. Si ces résultats sont cohérents, vous pouvez alors exécuter pour de bon l'import !

• En cas d'Echec, cela veut dire que le fichier n'est pas bon et vous allez voir des messages d'erreurs dans les résultats. En résumé :
  • ERREUR : Bloquant                                                                                                                                    Des anomalies majeures ont été rencontrées, empêchant le bon traitement du fichier (colonne manquante, donnée obligatoire manquante...).
  • AVERTISSEMENT : Non bloquant                                                                                                           Des anomalies mineures ont été rencontrées (espace en trop par exemple) mais n'ont pas empêché le traitement normal des données.
  • STATISTIQUES : Non bloquant                                                                                                          Indique le nombre de lignes traitées lors du traitement du fichier.

Voici la liste des messages d'avertissements/erreurs que vous pourrez potentiellement rencontrer : 

• cleaned_string (AVERTISSEMENT) : "Cellule nettoyée des caractères indésirables"
• must_exist (ERREUR): "La cellule ne peut être vide"
• invalid_header (ERREUR): "Entête de colonne invalide, la première doit contenir le nom des colonnes" (ou une colonne en trop donc non traitée)
• missing_colonne (ERREUR): "Colonne XXXXX manquante"
• invalid_phonenumber (ERREUR): "Numéro de téléphone invalide : format français attendu (+331 23 45 67 89)"
• no_applicable_backend (ERREUR) : "Le format du fichier n'est pas celui attendu"
• not_found (ERREUR) : "Communauté ou service non trouvé"
• must_be_email (ERREUR) : "L'information fournie ne ressemble pas à un email"
• uniq_email (ERREUR): "L'adresse email XXXXX est présente plusieurs fois dans le fichier"
• uniq_personnel_id (ERREUR): "Le matricule XXXXX est présent plusieurs fois dans le fichier"
• upsert_uniq_email (ERREUR): "Il existe déjà une invitation pour cette adresse email XXXXXX"
• upsert_uniq_personnel_id (ERREUR): "Il existe déjà une invitation pour le matricule XXXXXX"
• community_without_admin (ERREUR): "Il n'y aurait plus d'administrateur dans votre communauté à l'issue de l'import, donc le traitement a été annulé"