Comment fonctionne la synchronisation par fichier ?

Si l'authentification sur votre communauté Steeple fonctionne via la méthode classique ou par matricules, vous avez la possibilité d'inviter vos collaborateurs via un fichier, et de réaliser plusieurs actions détaillées ci-dessous.

Description de la fonctionnalité

Depuis votre espace Administration, l'accès à cette fonctionnalité s'effectue depuis la page Collaborateurs, via le bouton Actions > Approvisionnement par fichier.

En fonction de ce que vous souhaitez faire, vous pouvez ensuite cliquer sur "Choix du mode de synchronisation" pour choisir entre Miroir, Insertion ou Suppression :

✲ Miroir : le contenu de la source sera exactement appliqué sur l'orga, et les collaborateurs absents de la source seront supprimés.

✲ Miroir sans suppression : le contenu de la source sera exactement appliqué sur la communauté, mais les collaborateurs absents de la source sont ignorés.

✲ Insertion et mise à jour : le contenu de la source sera appliqué sur la communauté, mais rien ne sera supprimé.

✲ Insertion : le contenu de la source sera appliqué sur la communauté, mais rien ne sera supprimé ou mis à jour.

✲ Suppression : le contenu de la source sera supprimé de la communauté.

La gestion du fichier à importer

Un fichier d'exemple (ou "template") est mis à votre disposition, afin que les données, formats, contraintes... soient fidèles au résultat souhaité. Ce fichier est accessible directement sur l'interface en haut à gauche en cliquant sur Télécharger le template.

Voici les choses à savoir concernant ce fichier et les colonnes qui le composent. 

• Le fichier importé doit forcément être en CSV UTF8 (séparé par des virgules) ou en XLSX.

• L'ordre des colonnes n'est pas contraint, elles peuvent se présenter dans un ordre différent de celui du gabarit.

• Les colonnes Nom, Prénom sont obligatoires, ainsi que le Matricule 
  et la Date de naissance dans le cas où vous les utilisez pour authentifier vos collaborateurs.
• La colonne Administrateur, dans le cas d'une organisation multi-communautés, permet uniquement de donner le droit "Admin. global". Pour donner le droit d'administrateur d'une autre communauté que la principale, suivre cette explication.
• Si vous intégrez une colonne Service ou Lieu dans votre fichier, les services et lieux non reconnus (même orthographe dans la liste des services) seront créés lors de l'import.

• Les colonnes ajoutées au fichier d'exemple (contenant donc des données non attendues) ne seront pas traitées. 

• Autant de colonnes "communautés" peuvent être ajoutées, à condition que le nom de ces colonnes respecte bien l'attendu.

  • ATTENTION : une colonne Communauté doit correspondre à UNE communauté. Si votre entreprise a plusieurs communautés, alors vous devez avoir autant de colonnes que de communautés.

• Les informations non renseignées dans une case optionnelle se comportent de 2 façons :

  • N'écrasent pas les informations déjà présentes dans l'application : matricule, date de naissance, administrateur, bio, téléphone, communauté
  • Vide les informations déjà présentes : entrée dans l'entreprise, lieu, service, poste, email du responsable, entrée dans l'entreprise

• Le nom des colonnes est traduit dans les différentes langues supportées par la plateforme (ES, EN, FR, DE), il doit donc correspondre à la langue de la communauté principale.

Champs optionnels

Si votre organisation est configurée pour fonctionner en mode de connexion SSO (intégration installée et mode de connexion par défaut de l'organisation activé en SSO), alors vous pouvez importer 2 champs complémentaires :

• "Méthode de connexion en SSO" : colonne qui devra contenir oui / non, et qui forcera ou non l'utilisateur à se connecter en SSO
• "Identifiant SSO" : champ texte qui doit contenir l'identifiant SSO utilisé par le collaborateur lorsqu'il s'identifie dans l'interface de votre annuaire (Okta, Microsoft ou Google)

Lancement de l'analyse

Une fois votre fichier prêt, vous pouvez alors le choisir depuis votre ordinateur et lancer l'analyse. 

Une fois l'analyse lancée, une nouvelle ligne va apparaitre dans l'historique de traitement.           

Une fois l'analyse terminée, l'état et le résultat de celle-ci vont apparaitre :

• En cas de Succès, le fichier a bien été lu et vous pouvez, en cliquant sur Visualiser, voir les résultats de la simulation. Si ces résultats sont cohérents, vous pouvez alors exécuter pour de bon l'import !

• En cas d'Echec, cela veut dire que le fichier n'est pas bon et vous allez voir des messages d'erreurs dans les résultats. En résumé :
  • ERREUR : Bloquant                                                                                                                                    Des anomalies majeures ont été rencontrées, empêchant le bon traitement du fichier (colonne manquante, donnée obligatoire manquante...).
  • AVERTISSEMENT : Non bloquant                                                                                                           Des anomalies mineures ont été rencontrées (espace en trop par exemple) mais n'ont pas empêché le traitement normal des données.
  • STATISTIQUES : Non bloquant                                                                                                          Indique le nombre de lignes traitées lors du traitement du fichier.

Voici la liste des messages d'avertissements/erreurs que vous pourrez potentiellement rencontrer : 

• cleaned_string (AVERTISSEMENT) : "Cellule nettoyée des caractères indésirables"
• must_exist (ERREUR): "La cellule ne peut être vide"
• invalid_header (ERREUR): "Entête de colonne invalide, la première doit contenir le nom des colonnes" (ou une colonne en trop donc non traitée)
• missing_colonne (ERREUR): "Colonne XXXXX manquante"
• invalid_phonenumber (ERREUR): "Numéro de téléphone invalide : format français attendu (+331 23 45 67 89)"
• no_applicable_backend (ERREUR) : "Le format du fichier n'est pas celui attendu"
• not_found (ERREUR) : "Communauté ou service non trouvé"
• must_be_email (ERREUR) : "L'information fournie ne ressemble pas à un email"
• uniq_email (ERREUR): "L'adresse email XXXXX est présente plusieurs fois dans le fichier"
• uniq_personnel_id (ERREUR): "Le matricule XXXXX est présent plusieurs fois dans le fichier"
• upsert_uniq_email (ERREUR): "Il existe déjà une invitation pour cette adresse email XXXXXX"
• upsert_uniq_personnel_id (ERREUR): "Il existe déjà une invitation pour le matricule XXXXXX"
• community_without_admin (ERREUR): "Il n'y aurait plus d'administrateur dans votre communauté à l'issue de l'import, donc le traitement a été annulé"