Comment utiliser l'App News ?

 

L'app News remplace l'ancienne structure complexe (communautés, catégories, sous-catégories) par un concept central unifié : les rubriques. Une rubrique est un conteneur de publications qui définit de manière centralisée et simplifiée qui peut publier (les contributeurs) et qui peut voir le contenu (l'audience). Cette nouvelle approche vise à déléguer la gestion de la communication des administrateurs techniques vers les "communicants" (responsables de la communication), leur fournissant les outils pour orchestrer, piloter et suivre la production de contenu.

 

Problématiques de l'ancien système

• Complexité de la structure : L'ancienne hiérarchie (organisation > communauté > catégorie > sous-catégorie) rendait le paramétrage des droits de publication et de visibilité complexe et peu intuitif.
• Dépendance des administrateurs : La gestion de cette structure était confinée à l'interface d'administration, obligeant les communicants à passer par un administrateur technique pour toute modification, ce qui créait un goulot d'étranglement.
• Manque de responsabilisation : Il était difficile d'identifier et de suivre les contributeurs désignés, et de savoir si les canaux de communication étaient alimentés régulièrement.
• Difficulté à adresser des audiences multiples : Publier la même information sur plusieurs sites ou pour plusieurs entités (par exemple, une communication RH pour deux filiales sur quatre) était fastidieux et nécessitait des publications multiples.

Objectifs de l'App News

• Impliquer tous les contributeurs pour la centralisation de l'information : L'objectif principal est de stimuler la création de contenu en identifiant, responsabilisant et outillant les contributeurs. Une corrélation forte a été identifiée entre le taux de contributeurs (>10%) et la santé d'une plateforme.
• Simplifier la gestion de la communication : Fournir aux "communicants" un outil unique et accessible pour orchestrer toute la stratégie de publication sans dépendre des administrateurs.
• Migrer les usages de communication existants : Remplacer efficacement les outils de communication traditionnels comme les tableaux d'affichage physiques et les journaux internes/newsletters. L'App News doit gérer à la fois l'information "chaude" (actualités) et "froide" (information opérationnelle, affichage légal).
• Clarifier les périmètres de communication : Distinguer clairement la communication destinée à l'ensemble de l'entreprise (via les rubriques dans l'App News) de la communication interne à une équipe (qui relève de la Messagerie).

 

Aperçu Fonctionnel

1. Expérience du Collaborateur

• Le "Fil d'actualité" est maintenant "À la une".
• Sous le nom de l'auteur de chaque publication, le nom de la rubrique est désormais affiché, clarifiant l'origine et le contexte de l'information.

2. Gestion par le Communicant

• Le communicant accède à une liste de toutes les rubriques de l'entreprise.
• Cette vue permet d'identifier rapidement les rubriques inactives grâce à l'affichage de la date de la dernière publication.
• Même sans avoir le droit de lire le contenu d'une rubrique privée, le communicant peut en modifier les paramètres (contributeurs, audience) pour débloquer une situation.

3. Création et Configuration d'une Rubrique

• Contributeurs : Le choix peut se faire entre "Toute l'organisation", "Une ou plusieurs communautés" (manuelles ou dynamiques), ou "Un ou plusieurs membres spécifiques".
• Audience : Le choix est limité à "Toute l'entreprise" ou "Des communautés". Il n'est pas possible de cibler des membres spécifiques pour la consultation.
• Mise à la une : Une simple case à cocher détermine si les publications apparaîtront sur le fil principal. Par défaut, une rubrique n'est pas "à la une".
• Limitation technique : Une nouvelle rubrique requiert un délai allant jusqu'à 10 minutes avant d'être pleinement utilisable, en raison de la synchronisation avec l'ancien système durant la phase de migration.

4. Les Brouillons Partagés

• Cette fonctionnalité, bien qu'existante, est mise en avant pour inciter les contributeurs hésitants.
• Un communicant peut préparer une publication (un "brouillon"), puis la partager avec un contributeur désigné (ex: un dirigeant).
• Le destinataire reçoit une notification, peut finaliser le brouillon et le publier en son nom.
• Le communicant peut suivre le statut du brouillon partagé ("envoyé", "publié") pour s'assurer que l'action a été réalisée.
• Les brouillons utilisés ne sont pas supprimés, ce qui permet de les réutiliser comme modèles (templates).

Intégration sur les Écrans TV

• La page d'accueil de la TV conserve sa logique ("À la une", "Dernièrement").
• Une nouveauté majeure est la possibilité de naviguer dans les rubriques et d'accéder à l'historique complet des publications, là où l'accès était auparavant limité aux plus récentes.

• Impact important : les écrans vont afficher les publications destinées à "toute l'entreprise" même s'ils ne les affichaient pas auparavant, par respect des droits de visibilité des rubriques.

 

Concepts Fondamentaux et Nouveaux Rôles

L'App News introduit une nouvelle taxonomie et des rôles utilisateurs distincts pour structurer la gestion de l'information.

1. Le concept central : Les Rubriques

La rubrique est le nouvel objet fondamental qui remplace les catégories et sous-catégories. Chaque publication appartient à une seule et unique rubrique. La configuration d'une rubrique détermine trois aspects essentiels :

1. Les Contributeurs : Qui a le droit de publier dans cette rubrique (toute l'entreprise, une ou plusieurs communautés, des membres spécifiques).
2. L'Audience : Qui peut consulter les publications de cette rubrique (toute l'entreprise, une ou plusieurs communautés).
3. La Visibilité : Si les publications de la rubrique apparaissent sur le fil principal ("À la une") ou si elles sont uniquement accessibles en naviguant dans la rubrique elle-même (tout en générant une notification automatique).

2. Les Rôles Utilisateurs

Rôle	Description	Permissions Clés
Admin Global	Rôle technique initial.	Son unique fonction liée à l'App News est d'attribuer la permission "Communicant" aux utilisateurs concernés. Il n'intervient plus ensuite.
Communicant	Le gestionnaire de la stratégie de communication.	- Voit et peut gérer toutes les rubriques de l'organisation. - Peut modifier les contributeurs et l'audience de n'importe quelle rubrique. - A accès à une vue d'ensemble pour piloter l'activité (ex: voir la date de dernière publication par rubrique).
Contributeur	L'acteur qui produit le contenu.	- A le droit de créer des publications, mais uniquement dans les rubriques où il a été explicitement ajouté comme contributeur.
Collaborateur	Le consommateur d'information.	- Voit les publications des rubriques dont il fait partie de l'audience. - Accède à la liste des rubriques qui lui sont visibles. - N'a pas de droits de publication (sauf s'il est aussi contributeur).

Note : Le terme "Communicant" a été identifié comme potentiellement confus. Il s'agit en réalité d'une permission de gestion globale de l'app News plutôt que d'un rôle métier figé.

Prérequis pour un fonctionnement efficace

• Qualité de l'annuaire : Le succès de l'App News repose fortement sur la qualité de l'annuaire des utilisateurs. Un annuaire propre et bien renseigné (services, lieux) est indispensable pour créer des communautés dynamiques pertinentes, qui sont la méthode recommandée pour définir les audiences et les groupes de contributeurs.
• Stratégie de migration : La migration de l'existant transforme leurs anciennes sous-catégories en rubriques. Cela nécessitera parfois travail de nettoyage et de rationalisation post-migration. L'outil de suppression de rubrique, qui permet de transférer les publications existantes, sera essentiel.

Statistiques

À ce jour, l’application News ne propose pas encore de statistiques. Cette fonctionnalité fera l’objet d’évolutions à venir pour offrir davantage de visibilité.