Comment créer et gérer les conversations dans la Messagerie ?

Créer une conversation

Cliquer sur Créer (à côté du titre Messagerie, ou le bouton + sur mobile). La page Nouvelle conversation s'ouvre.

Message direct

1. Rechercher le collaborateur dans Rechercher un collaborateur

2. Cliquer sur son nom : la conversation s'ouvre, il ne reste qu'à écrire

S'écrire à soi-même

L'entrée Vous (« Envoyez-vous un message »), en tête de la liste des collaborateurs, ouvre une conversation avec vous-même : pratique pour garder une note, un lien ou un fichier sous la main.

Conversation de groupe

1. Cliquer sur Créer une conversation de groupe

2. Sélectionner les participants : des communautés (onglet Communautés), des collaborateurs (onglet Collaborateurs), ou les deux. Une seule autre personne suffit pour créer un groupe

3. Cliquer sur Suivant, puis paramétrer la conversation : un nom et une image (optionnels)

4. Cliquer sur Créer la conversation

Le type de conversation découle de la sélection : des communautés seules donnent une conversation Communautés, des collaborateurs seuls une conversation Membres, les deux une conversation Communautés et membres. Les membres d'une communauté qui la rejoignent plus tard accèdent automatiquement à la conversation.

Si vous n'êtes membre d'aucune des communautés sélectionnées, vous ne pourrez pas voir les messages de la conversation que vous créez.

Sous le titre de la conversation s'affichent ses participants (« Vous » en dernier) ou ses communautés.

Rédiger un message

Taper le message dans Écrire un message, puis Entrée pour l'envoyer. Maj + Entrée passe à la ligne sans envoyer. Un message compte jusqu'à 10 000 caractères.

Mise en forme

• Mise en forme rapide : sélectionner du texte fait apparaître un petit menu (gras, italique, barré, code, listes, citation) — sur ordinateur uniquement

• Barre de mise en forme (sur ordinateur) : le bouton Mise en forme affiche la barre complète : Titre 1/2/3, Gras, Italique, Barré, Liste à puces, Liste numérotée, Citation, Code en ligne, Bloc de code et Lien

• Le bouton Nouvelle ligne sans mise en forme sort d'une liste, d'un titre, d'une citation ou d'un bloc de code

• La syntaxe Markdown fonctionne aussi : **gras**, *italique*, ~~barré~~, - liste, > citation… Un texte Markdown collé est mis en forme automatiquement

Dans une liste ou un bloc de code, Entrée passe à la ligne suivante au lieu d'envoyer.

Mentions, hashtags, liens

• @Mentions : taper @ suivi du nom pour mentionner un participant

• Hashtags : un #mot devient un lien vers la recherche Steeple

• Liens : les adresses web sont automatiquement cliquables

Brouillons

Un message commencé et non envoyé est conservé pour chaque conversation : on le retrouve en revenant dans la conversation, même après avoir fermé l'onglet. Il est enregistré dans le navigateur utilisé.

Joindre des fichiers

Le trombone Joindre une image ou un document ajoute des fichiers au message. On peut aussi les glisser-déposer ou les coller dans la zone de saisie.

• Tous les types de fichiers sont acceptés : images, vidéos (y compris .mov), audio, PDF, documents bureautiques, archives…

• Taille maximale : 200 Mo par fichier

• Plusieurs fichiers peuvent être joints au même message, et les types peuvent être mélangés

• Les images, vidéos et GIF s'affichent en mosaïque (quatre vignettes, puis « +N ») ; les autres fichiers sont listés en dessous

• Un clic ouvre les images, vidéos, GIF et PDF dans la visionneuse, ainsi que les documents bureautiques dont l'aperçu est prêt ; un audio se lit directement dans le message. Un fichier sans aperçu (une archive, par exemple) se télécharge sous son nom

• Pour les fichiers plus volumineux, utiliser l'application Documents, puis partager le document (voir ci-dessous)

Les pièces jointes d'un message déjà envoyé se modifient avec Modifier : retirer un fichier ou en ajouter d'autres, puis enregistrer.

Envoyer un message vocal

Quand la zone de saisie est vide, le bouton micro Enregistrer un message vocal remplace le bouton d'envoi.

• L'enregistrement peut être mis en pause, repris, réécouté ou supprimé avant l'envoi

• Il s'arrête automatiquement au bout de 5 minutes

• Chaque fichier audio (message vocal ou fichier joint) est transcrit automatiquement : le lien Voir la transcription apparaît sous l'audio une fois la transcription terminée

Envoyer un GIF

Dans le menu + (Ajouter au message) de la zone de saisie, l'entrée GIF ouvre une recherche de GIF animés.

Partager un contenu Steeple

Depuis la Messagerie : le menu +

Le menu + (Ajouter au message) de la zone de saisie propose, après GIF et Sondage, les contenus à partager : Publication, Évènement, Document, Offre d'emploi, Épisode, Page et Article. Choisir un type, puis le contenu à partager : il s'ajoute au message sous forme de fiche.

Seuls les types dont l'application est active dans votre organisation sont proposés. La fenêtre de choix permet aussi de créer le contenu sur place, selon vos droits : Nouvelle publication, Nouvel évènement, Nouvelle offre, ou Importer un fichier dans Documents.

Un message accueille jusqu'à 6 contenus partagés. Une fois la limite atteinte, le menu + l'indique à la place des types de contenus ; GIF et Sondage restent disponibles.

En collant un lien

Un lien vers un contenu Steeple, collé ou écrit dans un message, devient une fiche : titre, image et informations principales, et un clic ouvre le contenu. Cela fonctionne pour les publications, rubriques, évènements, documents, dossiers, offres d'emploi, épisodes, pages, articles et profils de collaborateurs. Un document s'ouvre directement dans une fenêtre, sans quitter la conversation.

Un lecteur qui n'a pas accès au contenu voit une fiche indiquant qu'il ne peut pas l'ouvrir.

Depuis les autres applications

Les applications Calendrier, Publications, Documents, Offres d'emploi et Veille proposent de partager un contenu dans une conversation. La recherche d'une conversation dans cette fenêtre démarre à partir de 3 caractères.

Créer un sondage

L'entrée Sondage du menu + de la zone de saisie ouvre la fenêtre Nouveau sondage :

• Question (300 caractères maximum)

• Réponses : de 2 à 12, réordonnables (100 caractères maximum chacune)

• Date de fin (optionnel)

• Plusieurs réponses possibles et Réponses anonymes (optionnels)

Cliquer sur Ajouter le sondage, puis envoyer le message.

Tant que le sondage est ouvert, son auteur peut le modifier (question, réponses, date de fin) ou le clôturer depuis le menu … du message. On peut passer un sondage en réponses multiples après coup, mais pas l'inverse ; l'anonymat ne se change plus une fois le sondage envoyé. La liste des votants est consultable, sauf pour un sondage anonyme.

Interagir avec un message

Réactions

Le bouton Réactions d'un message propose 👍 ❤️ 👏 ✅ ❌ ; Voir plus ouvre le sélecteur complet, dont l'onglet des emojis fréquemment utilisés reprend vos emojis les plus utilisés sur cet appareil.

• Une seule réaction par personne et par message : en choisir une autre remplace la précédente, cliquer sur la sienne la retire

• Les 3 réactions les plus nombreuses s'affichent sous le message ; un clic ouvre le détail de qui a réagi

Répondre, transférer, modifier, supprimer

• Répondre cite le message auquel on répond (sur mobile, depuis le menu … du message)

• Transférer (menu …) envoie le message dans d'autres conversations (voir ci-dessous)

• Modifier (menu …) : sur ses propres messages ; la mention « modifié » s'affiche

• Retirer le message (menu …) : sur ses propres messages. La suppression est définitive

Dans une conversation de groupe, un administrateur de l'organisation, un administrateur d'une communauté de la conversation ou un administrateur du groupe peut aussi retirer le message d'un autre participant. Ce n'est jamais possible dans un message direct.

Transférer un message

Transférer, dans le menu … d'un message, ouvre la fenêtre Transférer le message : un aperçu du message et de ses pièces jointes, puis le choix des destinataires.

1. Choisir une ou plusieurs conversations ou personnes (la recherche démarre à partir de 3 caractères)

2. Ajouter un message d'accompagnement si besoin

3. Cliquer sur Envoyer

Le message transféré porte la mention Transféré. Une mention @ d'une personne absente de la conversation de destination y est remplacée par son nom. Un sondage ou un message retiré ne se transfère pas.

Indicateur de lecture

Sous le dernier message de la conversation :

• dans un message direct : Vu quand votre interlocuteur a lu votre message

• dans un groupe : Vu par N personnes ; un clic ouvre la fenêtre Indicateur de lecture

Dans un groupe, cette fenêtre s'ouvre aussi depuis le menu … de n'importe quel message. Ses onglets Vu et Non vu listent ceux qui ont vu le message et ceux qui ne l'ont pas encore vu, avec une recherche Rechercher un membre et le bouton Exporter en CSV.

Une conversation n'est marquée comme lue que lorsqu'elle est affichée dans une fenêtre active : un onglet ouvert en arrière-plan ne la marque pas comme lue.

Messages rédigés avec l'IA

Sur un message rédigé ou transcrit avec l'aide de l'IA, l'entrée Infos du menu … indique ce pour quoi l'IA a été utilisée.

Organiser ses conversations

• Marquer comme non lue : la conversation reste signalée comme non lue jusqu'à ce que vous y reveniez

• Ajouter aux favoris : la conversation apparaît dans l'onglet Favoris de la liste

• Mettre en sourdine : coupe les notifications push, email et bureau de la conversation jusqu'à ce qu'on les réactive ; une icône le signale dans la liste

• Rechercher dans la conversation : la loupe de l'en-tête cherche dans les messages de la conversation ouverte

Répondre depuis n'importe quelle page

Sur ordinateur, le widget Messagerie, en bas à droite de chaque page, affiche le nombre de conversations non lues et permet de les lire et d'y répondre sans quitter la page en cours. Voir Application Messagerie — Messagerie interne.

Détails et médias d'une conversation

Un clic sur le titre ou l'image de la conversation ouvre ses détails : date de création, nom et image, derniers médias partagés, membres. Médias de la conversation regroupe tous les fichiers partagés, en deux onglets : Médias et Documents.

Administrer une conversation de groupe

Peuvent administrer une conversation de groupe : un administrateur de l'organisation, un administrateur d'une communauté de la conversation, et les administrateurs du groupe. Ils peuvent :

• Modifier le nom et l'image de la conversation

• Modifier les membres : ajouter ou retirer des communautés et des collaborateurs, directement depuis le menu …

• Nommer administrateur un membre, depuis la liste des membres

• Supprimer de la conversation un membre

• Supprimer la conversation, pour tous ses membres

Chaque participant d'une conversation Membres ou Communautés et membres peut quitter la conversation. Dans une conversation Communautés et membres, ce n'est possible que si l'on n'y figure pas au titre d'une communauté.

Ce que l'assistant peut faire

Avec le périmètre Messagerie, l'assistant peut lister vos conversations, consulter les messages d'une conversation, créer une conversation selon vos droits et envoyer un message après votre confirmation. Sur un écran TV, l'assistant ne fait que consulter : il ne crée rien et n'envoie aucun message.