Identifier le temps accordé actuellement sur vos multiples outils de communication
Mesurer le temps consacré à la mise à jour d'une multitude d'outils de communication interne peut être réalisé en suivant ces étapes :
1. Réaliser un inventaire des outils utilisés
Dressez une liste exhaustive de tous les outils de communication interne utilisés par l’entreprise (intranet, messageries, tableaux d’affichage, e-mails, plateformes collaboratives, etc.). Identifiez les tâches associées à chaque outil, comme la création de contenus, la gestion des publications, ou encore les réponses aux collaborateurs.
2. Suivre et mesurer le temps passé
Mettez en place un suivi détaillé des activités liées à chaque outil. Cela peut se faire via :
- Une enquête auprès des contributeurs : demandez-leur d'estimer le temps moyen qu’ils consacrent à chaque outil sur une période donnée.
- Des outils de suivi du temps : utilisez des logiciels comme Toggl, Clockify ou des fonctionnalités de gestion de tâches dans des outils collaboratifs (comme Trello ou Asana) pour enregistrer précisément les durées.
3. Analyser et consolider les données
Une fois les données collectées, identifiez les redondances et les inefficacités (par exemple, répéter des informations sur plusieurs canaux ou gérer des tâches similaires sur plusieurs outils). Faites la somme du temps passé pour chaque outil et évaluez les impacts sur la productivité des collaborateurs.
Ce processus permet de quantifier précisément le temps consacré à la mise à jour des outils de communication interne et d’identifier les leviers d’amélioration pour simplifier les processus, centraliser les outils, ou réduire les efforts redondants.