L'app Docs de Steeple est votre espace documentaire associé à Steeple. Documents PDF, Photos et Vidéos, tout ce que vous voulez centraliser et partager sur Steeple a désormais une place toute trouvée.
1. Introduction à l'App Docs de Steeple
- Présentation de l'App Docs de Steeple
L'application Docs révolutionne la gestion documentaire en vous offrant une plateforme unique où vous pouvez stocker, centraliser, organiser et retrouver tous vos documents facilement et rapidement.
Vous avez encore beaucoup de documents dispersés dans différents espaces de stockage où tout le monde ne peut pas avoir accès, dans des mails ou même des tiroirs de vieux classeurs métalliques ? Optez pour Docs et centralisez facilement vos documents à destination de tous vos collaborateurs.
Accessible depuis n’importe quel appareil et à tout moment, il ne sera plus nécessaire de fouiller dans différents services ou emplacements. Collaborateur connecté ou non, tout le monde pourra accéder à vos documents : photos, vidéos et PDF dès leur mise en ligne sur Docs.
Avec Docs, vos documents sont toujours à portée de main de tous les collaborateurs de votre entreprise.
- Objectifs de cette page
Après avoir pris connaissance de ces paragraphes, vous serez en mesure de créer votre espace documentaire dans Steeple. Vous pourrez centraliser et partager tous les documents à destination de vos collaborateurs.
2. Prise en main
- Activation: Docs est disponible uniquement sur demande. Pour plus d’information sur l’activation de Docs, n’hésitez pas à contacter nos consultants. Une fois Docs activé, il sera visible par tous les membres de votre espace Steeple.
- Première utilisation : Docs est activé sans aucune pré-configuration, vous avez entièrement la main pour créer votre propre structure d’arborescence et y déposer les documents que vous souhaitez. Nous pouvons vous accompagner pour organiser votre espace documentaire.
3. Navigation
- Interface principale : Docs se décline en plusieurs écrans :
- Activités
- Tous les fichiers
Activités
Contient la liste des documents pour lesquels une action de votre part est attendue ou a été réalisée, comme par exemple, les documents à signer.
Tous les fichiers
C’est l’explorateur de votre espace documentaire. Vous y trouverez tous les outils pour afficher, rechercher ou ajouter des documents.
4. Fonctionnalités
Créer un dossier
Rien de plus simple, l’action “Nouveau” présent sur l’écran “Tous les fichiers” permet de trouver les actions “Créer un dossier”. Il suffit ensuite de donner un nom au dossier et le tour est joué ! Le dossier est créé à l’emplacement où vous vous situez. Vous pouvez ensuite naviguer pour créer votre propre arborescence.
La création de dossiers vous permet aussi de définir des espaces de contribution. Lors de la création d’un dossier, vous pouvez définir qui peut créer du contenu à l’intérieur de votre dossier.
Il y a, actuellement, 2 options :
- Tout le monde (par défaut) : tous les membres ayant accès à votre dossier pourront y déposer des documents ou y créer leur propre dossier.
- Seulement les administrateurs : seuls les administrateurs de votre espace Steeple pourront y déposer des documents ou y créer des dossiers.
La racine de Docs est un espace où seuls les administrateurs peuvent déposer des documents ou créer des dossiers. Il est donc possible de faire une arborescence où les administrateurs sont les uniques créateurs de contenus sur Docs.
Ajouter des documents
Il est possible d’ajouter des documents uniquement si vous avez les droits de contributions. Si c’est le cas, le bouton “Nouveau” vous permet d’accéder à l’action “Importer un fichier”. Vous pouvez ensuite sélectionner un ou plusieurs fichiers de votre poste de travail ou de votre téléphone pour les ajouter à votre espace Docs, dans le dossier où vous vous situez.
Peut-on ajouter des fichiers plus rapidement ? C’est possible. Sélectionnez de nombreux fichiers depuis votre explorateur de fichier sur votre poste de travail et glissez-déposez votre lot de fichiers directement dans votre espace Docs. Et c’est fait !
Les fichiers gérés par Docs sont des formats web compatibles avec des affichages TV. Docs prends donc en charge :
- Les images au format JPG, PNG, WEBP, BMP, GIF, SVG
- Les vidéos au format MP4, WEBM
- Les PDFs
La taille maximale d’un fichier est de 8 Go. Au-delà, un message d’erreur sera retourné.
Modifier l’affichage
Pour exploiter pleinement votre espace documentaire, des outils d’affichage vous sont mis à disposition :
Vue Grille : affiche la liste des dossiers et documents sous forme de grille. Cet affichage vous permet de voir en un coup d'œil le contenu des documents avec les miniatures.
Vue Liste : afficher la liste des dossiers et documents sous forme de liste. Cet affichage met en évidence les informations relatives aux dossiers et aux fichiers et facilite le survol du contenu.
Tris : plusieurs options de tris sont disponibles. Indépendamment du tri, les dossiers sont toujours affichés avant les fichiers. Parmi les options de tris, vous trouverez :
- le tri par ordre alphabétique croissant ou décroissant
- le tri par date de création/ajout croissante ou décroissante
- le tri par taille croissante ou décroissante
Le tri s’applique à tout votre espace Docs.
Filtres : les filtres permettent de cibler des types de fichiers particuliers. Vous pouvez, par exemple, n’afficher que les documents PDF ou que les vidéos.
Les filtres s’appliquent à tout votre espace Docs.
Naviguer dans l’espace documentaire
Pour se déplacer dans l’espace documentaire Docs, vous pouvez soit cliquer sur un dossier pour y entrer, soit utiliser la barre latérale de navigation (sur ordinateur uniquement). Dans cette barre de navigation, le simple clic nous déplace dans le dossier, le double clic nous déplace et déplie les éventuels sous-dossiers.
Pour revenir en arrière, vous pouvez utiliser le fil d’Ariane pour remonter d’un niveau de dossier ou pour revenir directement à l’accueil.
Rechercher un document
Une fonction de recherche est disponible pour vous aider à trouver un document dans votre espace documentaire Docs. L’affichage des résultats mentionne également le dossier dans lequel se trouve le document. Il est possible de naviguer vers ce dossier en utilisant l’action “Accéder à l’emplacement” disponible dans la liste des actions associées à chaque résultat de la recherche.
Renommer un document ou un dossier
Il est possible de renommer un document ou un dossier avec l’action “Renommer” présent de le menu d’actions associés à un document ou à un dossier.
Seul le propriétaire du document ou du dossier, ou un administrateur, peut utiliser l’action "Renommer".
Après confirmation, le dossier ou le document est visible avec son nouveau nom.
Supprimer un document ou un dossier
Il est possible de supprimer un document ou un dossier avec l’action “Supprimer” présent de le menu d’actions associé à un document ou à un dossier.
Seul le propriétaire du document ou du dossier, ou un administrateur, peut utiliser l’action "Renommer".
Après confirmation, le document ou le dossier (et tout ce qu’il contient) est supprimé de votre espace documentaire. Une période de sûreté de 30 jours est observée avant suppression définitive. Au cours de cette période, nos équipes seront en capacité de restaurer les fichiers et dossiers supprimés. Au delà de cette période, les informations sont définitivement perdues.
Si des signatures ou des vues sont associées au document supprimé, les signatures et les vues seront également supprimées sur la même mécanique (période de sûreté de 30 jours).
Si des publications ont été réalisées à partir de documents supprimés, ces publications ne seront pas supprimées et conserveront le lien Docs, qui lui, ne sera plus actif.
Déplacer un document ou un dossier
L’action “Déplacer” se trouve dans le menu d’actions associé à un document ou à un dossier.
Seul le propriétaire du document ou du dossier, ou un administrateur, peut utiliser l’action "Déplacer".
Pour déplacer un document ou un dossier, il faut simplement sélectionner la destination et valider le déplacement. Les fichiers ou dossiers seront automatiquement déplacés dans le dossier de destination.
La destination doit pouvoir accueillir votre fichier ou dossier. Si vous n'êtes pas administrateur et que vous avez choisi de déplacer un document dans un dossier restreint aux administrateurs, votre déplacement échouera et vous serez informés d’un message d’erreur.
Sélectionner pour des actions multiples
Depuis le menu d’actions associé à un document ou à un dossier, vous pouvez entamer une sélection de documents et dossiers avec l’action “Sélection”.
Lorsque vous avez sélectionné 1 ou plusieurs documents ou dossiers, vous pourrez opérer 2 actions sur votre sélection :
- Supprimer : supprimera toutes votre sélection (y compris les éléments contenus dans les dossiers sélectionnés)
- Déplacer : déplacera, en une fois, toute votre sélection vers votre dossier cible.
Les opérations ne pourront se réaliser que si vous avez les droits nécessaires sur votre sélection.
Partager sur le fil d’actualité
Un document requiert une attention particulière de vos collaborateurs : mettez le en avant en le publiant sur le fil d’actualité. Depuis le menu d’actions associé à un document, vous pouvez créer une publication dédiée à ce document.
La publication est automatiquement liée au document. Lors de la consultation de la publication, vos collaborateurs y trouveront un bouton permettant d’accéder directement au document en question.
Le petit + : n’hésitez pas à compléter la description et à ajouter un média à cette publication pour en améliorer l’impact chez vos collaborateurs.
Copier le lien d’un document
Vous pouvez également partager un document en copiant le lien pour le déposer dans la messagerie Steeple ou tout autre support.
Important : ce lien est un lien interne à votre espace Steeple. Une personne extérieure à votre organisation ne pourra pas accéder au contenu. Une personne de votre organisation devra nécessairement être connectée pour avoir accès au contenu.
Lire et signer un document “Read & Sign”
La signature dans Steeple
Dans votre espace documentaire Steeple, vous avez la possibilité de mettre des documents en signature auprès de vos collaborateurs. Cette signature correspond au premier niveau de signature électronique définie par l’ANSSI (eIDAS n°910/2014) : la signature électronique “simple”. Steeple permet d’associer une acte de signature d’un utilisateur authentifié à un document dans Docs. Cet acte de signature est horodaté et conservé tout au long de la vie du document dans votre espace documentaire Docs.
A noter : Le niveau de signature électronique “simple” permet de d’authentifier un acte réglementaire, interne à l’entreprise.
Important : Le niveau de certification de la signature Steeple ne permet pas d’authentifier des actes externes tels que des signatures de contrats ou de bons de commandes, pour lesquels il est nécessaire d’apporter des justifications supplémentaires d’identité des tiers signataires.
Activer le suivi de signature
Il est possible d’activer les signatures avec l’action “Activer le suivi de signature” présente dans le menu d’actions associé à un document.
Seul le propriétaire du document, ou un administrateur, peut utiliser l’action “Activer le suivi de signature”. Les signatures ne peuvent être activées que pour les documents de type PDFs.
Un fois les signatures activées, tous les collaborateurs ayant accès à ce document le retrouveront dans leur page “Activité” en tant que document “A signer”.
Un indicateur sera apposé sur le document pour indiquer le nombre de signatures reçues et le nombre de signataires visés.
Signer un document
Un document à signer vous attend sur votre page “Activité”. Pour le signer, cliquez sur le bouton “Signer”. Cette action ouvrira le document. Une fois avoir pris connaissance de son contenu, vous pouvez passer à la signature en cliquant sur “Fermer et signer”.
La signature consiste à confirmer que vous avez lu ce document et valider votre signature. une fois votre signature validée, le document “à signer” passe dans la section “Terminé”. Vous avez signé votre document.
A noter : sur téléphone, seul un aperçu du document s’ouvre dans votre espace documentaire Docs. Pour consulter le contenu du document, appuyez sur le bouton “Lire le document” qui déclenchera l’ouverture du document par votre application de gestion des PDFs. Lorsque vous fermerez cette application, Steeple vous proposera de passer à la signature.
La signature du document n’est effective que lorsque vous avez validé votre signature (case à cocher et confirmation). Tant que vous n’avez pas été jusqu’à la validation, le document restera “à signer”.
Une fois signé, vous pouvez naviguer directement vers le dossier contenant le document signé en utilisant l’action “Accéder à l’emplacement”.
Suivre les signatures d’un document
Lorsque vous avez activé les signatures sur un document, vous pouvez, à tout moment consulter le suivi de signatures.
Seul le propriétaire du document, ou un administrateur, peut utiliser l’action “Suivi de signature”. Les signatures ne peuvent être activées que pour les documents de type PDFs.
Accéder au document à son emplacement dans votre espace documentaire. Vous trouverez l'action “Suivi de signature” présente dans le menu d’actions associé à au document. Vous accéderez à la liste des collaborateurs qui ont déjà signé le document et vous trouverez également la liste des collaborateurs pour lesquels la signature est toujours attendue.
Le petit + : pour aller plus vite, cliquez directement sur l’indicateur de suivi de signatures pour consulter les signatures.
5. Résolution des problèmes
- Support technique : Un souci, une question ? N’hésitez pas à contacter notre équipe support : Support Steeple
6. J'ai encore quelques questions...
Est-ce que je peux déposer tous types de fichiers dans Docs ?
Presque. Parce que les documents déposés dans Docs doivent également être accessibles sur les TV tactiles, seuls les formats dit “Web” sont acceptés : Images, PDF et Vidéos. Le détails des formats supportés est précisé dans la section “Ajouter des documents”.
Qui voit les documents que je dépose dans Docs ?
Tous les membres de votre espace Steeple. Les accès aux documents nécessitent d’être authentifiés sur Mobile et sur Ordinateur. Sans authentification, l’accès à ces documents est interdit.
A noter : Docs est également visible depuis les écrans TV tactiles. Si votre écran est dans un espace accueillant du public, toute personne accédant à cet écran peut consulter les documents déposés sur Docs.
Je dois avoir un dossier dans mon espace Docs, pourtant je ne le vois pas ?
Assurez-vous, tout d’abord, de ne pas avoir de filtres actifs dans votre affichage. Renseignez vous auprès d’un administrateur de votre espace Steeple pour savoir si le dossier en question est bien accessible pour les communautés auxquelles vous appartenez. Si malgré tout, vous n’avez toujours pas accès à ce dossier, contactez notre équipe support.
Qui peut créer des dossiers ? qui peut déposer des documents ?
Seuls les administrateurs de votre espace Steeple ont la possibilité de créer des dossiers ou d’ajouter des documents à la racine de Docs. Ils peuvent décider à la création des dossiers, d’en faire des dossiers ouverts à tout le monde (i.e. tout le monde peut y déposer des documents) ou des dossiers restreints aux administrateurs (i.e. seuls les administrateurs peuvent y déposer des documents).
J’ai une erreur lorsque je tente d’accéder à un document dont j’ai reçu un lien par mail, pourquoi ?
Plusieurs raisons possibles :
Vous n’êtes pas connecté à votre espace Steeple. Le lien du document étant un lien protégé, il est nécessaire d’être préalablement connecté pour accéder au document.
Vous êtes connecté mais le document est introuvable. Soit le document a été supprimé avant que vous y accédiez, soit le document se situe dans un espace auquel vous n’avez pas accès. Contactez votre interlocuteur pour avoir plus de détails.
Je n’arrive pas à déposer mes PDFs, j’ai des erreurs alors que les documents PDFs sont normalement acceptés par Docs, pourquoi ?
Certains documents PDFs sont protégés contre la duplication, l’impression ou l’envoi par mail. Dans certains cas, ces PDFs peuvent ne pas être acceptés par Docs. De même, d'anciennes versions de format PDF (< v1.3) peuvent occasionner des dysfonctionnements à l’import du document.
Pouvons-nous signer un document depuis un écran de TV ?
Non. Les écrans de TV ne sont pas éligibles à des interactions riches comme la signature. Nos équipes de R&D sont au travail pour trouver le meilleur compromis entre simplicité, ergonomie et sécurité pour ces intéractions depuis un écran TV.
Y’a-t-il une limite de taille pour déposer un document sur Docs ?
Oui. Les fichiers au-delà de 8Go ne sont pas acceptés. Notez que le dépôt de fichiers sur Docs dépend aussi du débit de votre connexion. Privilégiez des fichiers compressés ou segmentés pour faciliter leur accès à tous les membres de votre espace Steeple.
Y’a-t-il un nombre maximum de dossiers qu’on peut créer ?
Non. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez. Néanmoins, nous préconisons de ne pas excéder une profondeur de 6 niveaux de dossiers imbriqués pour garantir une navigation facile pour vos collaborateurs.
Y’a-t-il un nombre maximum de documents qu’on peut déposer dans Docs ?
Non. Vous pouvez déposer autant de documents que vous le souhaitez. Penser à structurer et organiser votre espace documentaire pour faciliter l’accès à vos documents par vos collaborateurs. Nous préconisons de limiter à une centaine de documents par dossiers pour rendre la meilleure expérience de navigation dans Docs.
J’ai un document en signature. Un nouveau collaborateur vient de nous rejoindre, dois-je faire quelque chose pour qu’il puisse signer ce document ?
Non, tout est déjà en place. Si votre nouveau collaborateur à accès au document à signer (i.e. il est membre de votre espace Steeple) alors il verra automatiquement le document à signer proposé dans sa page activité de Docs.
Puis-je désactiver le suivi de signature d'un document ?
Non, pour des raisons de traçabilité et d'historisation des signatures, il n'est pas possible de désactiver les signatures d'un document.
Que se passe-t-il lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise sur Docs ?
Dans Docs, lorsqu’un collaborateur quitte votre espace Steeple :
- Les dossiers et documents qu’il a ajouté sont conservés et visibles dans Docs mais sont détachés de son utilisateur (mention “Ancien Membre”)
- Les signatures de ce collaborateurs sont conservées mais ne sont plus affichées
- Les vues (consultation de documents) de cet utilisateurs sont conservées mais ne sont plus affichées
- Les publications réalisées à partir d’un document faite par ce collaborateur sont conservées et visibles dans votre espace Steeple mais sont détachées de son utilisateur (mention “Ancien membre” ou rattaché à un autre utilisateur, au moment de sa suppression)