> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.steeple.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.steeple.com/events/application-events.md). # Application Calendrier — Agendas et évènements {% hint style="success" icon="party-horn" %} **L'app Events devient Calendrier !** Un nouveau nom pour de nouvelles possibilités : des **agendas** que chacun crée et partage, une vraie **vue calendrier** (semaine, mois, année) et des **évènements récurrents.** Rien ne se perd : vos évènements, les participations, les anniversaires et les anciennetés sont toujours là. {% endhint %} ### Ce qui change | Avant (Events) | Maintenant (Calendrier) | | ------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- | | Une seule liste d'évènements | Des **agendas**, rangés par catégories, dans une barre latérale | | La visibilité se choisissait évènement par évènement | La visibilité est portée par l'**agenda** (droits d'accès et droits d'écriture) | | Une liste chronologique | Deux affichages au choix : **Liste** ou **Calendrier** (semaine, mois, année) | | Pas de répétition : un évènement récurrent se ressaisissait | **Récurrence** : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle… | | Une page « Évènements passés » séparée | Le passé se charge dans la liste, simplement en remontant | | Les anniversaires et anciennetés avaient leurs propres pages | Ce sont deux **agendas**, en haut de la barre latérale | ### Présentation **Calendrier** est l'application de gestion des évènements de Steeple. Elle permet d'organiser les évènements de l'entreprise (réunions, cérémonies, séminaires, permanences, réservations de salles…) dans des agendas partagés, de recueillir les participations, et d'afficher les anniversaires et les anciennetés des collaborateurs. L'application est accessible depuis le menu principal de Steeple. Si elle n'apparaît pas, vérifier sa visibilité dans **Administration** > **Applications**. ### Les agendas Un agenda regroupe des évènements de même nature et décide **qui les voit** et **qui peut en ajouter**. Quelques exemples : « Salle Loire », « Permanence accueil », « Séminaires », « Réunions CSE », « Véhicules ». Chaque agenda a une couleur : c'est elle qui colore ses évènements dans le calendrier et dans la liste. #### Créer un agenda Depuis la page **Agendas**, cliquer sur **Nouvel agenda**. La création est ouverte à tous les collaborateurs. * **Nom** (obligatoire) * **Couleur** (optionnel) — à défaut, une couleur est attribuée automatiquement * **Catégories** (optionnel) — pour ranger les agendas dans la barre latérale ; plusieurs choix possibles * **Droits d'accès** (obligatoire) — les communautés et les collaborateurs qui voient l'agenda et ses évènements * **Droits d'écriture** (obligatoire) — ceux qui peuvent y ajouter des évènements. La sélection reprend les droits d'accès par défaut : à élargir ou à restreindre ensuite * **Notifier les membres** — les évènements de cet agenda déclenchent une notification à leur publication et un rappel le jour J, auprès des membres des droits d'accès. Désactivée, l'option rend l'agenda silencieux : ses évènements restent visibles, mais ne préviennent plus personne. * **Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements** — détermine si les évènements de cet agenda apparaissent dans les listes qui regroupent **tous** les évènements : la page **Évènements** (la vue non filtrée, en liste comme en calendrier) et les widgets de l'accueil (**Évènements du jour**, **Prochains évènements**). À désactiver pour un agenda de coulisses — réservations de salles, plannings internes — qui saturerait ces vues sans concerner tout le monde. Rien n'est masqué pour autant : ses évènements s'affichent normalement dès qu'on ouvre l'agenda ou sa catégorie, et dans les résultats de recherche. {% hint style="info" %} Un collaborateur qui n'est pas administrateur ne peut viser que **les communautés dont il est membre**. Un administrateur peut viser toute l'organisation. {% endhint %} #### Modifier, supprimer Les actions sont accessibles depuis la page **Agendas** (menu « … » de chaque ligne). Peuvent modifier ou supprimer un agenda : son **créateur**, un **administrateur** de l'organisation, et l'**administrateur d'une communauté** figurant dans ses droits d'accès. #### Les agendas Anniversaires et Anciennetés Ces deux agendas ne se créent ni ne se suppriment. Les **Anniversaires** se masquent pour toute l'organisation depuis la page **Agendas** (menu « … » → **Masquer l'agenda**, réservé aux administrateurs). Les **Anciennetés** n'ont pas d'interrupteur ici : elles dépendent du champ **Date d'arrivée dans l'entreprise** de l'annuaire — désactivé, l'agenda disparaît. ### Se repérer dans l'application La barre latérale (sur ordinateur) donne accès à : * **Évènements** : tous les évènements que vous pouvez voir, tous agendas confondus * **Agendas** : la gestion des agendas et de leurs catégories * **les agendas partagés avec vous**, rangés par catégorie : cliquer sur l'un d'eux n'affiche que ses évènements Sur un navigateur web mobile, la barre latérale laisse place à deux onglets, **Évènements** et **Agendas**, et l'on ouvre un agenda depuis la liste des agendas. ### Liste ou calendrier Le sélecteur **Liste / Calendrier**, dans la barre d'outils au-dessus des évènements, bascule entre les deux affichages. Votre choix est mémorisé pour vos prochaines visites. #### Vue Liste * La liste s'ouvre sur **aujourd'hui**, le passé juste au-dessus : il se charge au fur et à mesure que l'on remonte * **Recherche** par titre d'évènement, sur les évènements à venir comme sur les évènements passés * **Filtres** : par communauté, par auteur (**De**), par période (**Quand**) #### Vue Calendrier * Trois échelles : **Semaine**, **Mois**, **Année** * Le bouton **Aujourd'hui** et les flèches déplacent la période affichée * Un clic sur un évènement ouvre un aperçu : dates, lieu, description, participants, et votre réponse de participation ### Créer un évènement Le bouton **Nouvel évènement** est disponible depuis la liste comme depuis le calendrier. Dans le calendrier, on peut aussi créer depuis la grille elle-même : * en vue **Semaine**, cliquer une plage horaire vide — ou **glisser** pour dessiner le créneau, ajusté au quart d'heure ; cliquer l'en-tête d'un jour crée un évènement sur la journée entière * en vue **Mois**, cliquer une case vide crée sur ce jour * en vue **Année**, le jour sélectionné sert de date au bouton **Nouvel évènement** Dans tous les cas, le formulaire s'ouvre déjà rempli avec ces dates. #### 1. Choisir l'agenda L'évènement est d'abord rattaché à un **agenda** : c'est lui qui détermine qui verra l'évènement. Seuls les agendas dans lesquels vous avez le droit d'écrire sont proposés. {% hint style="warning" %} Le message « Aucun agenda ne vous permet de créer un évènement » signifie que vous n'êtes contributeur d'aucun agenda. Créez-en un, ou demandez au créateur d'un agenda existant de vous ajouter à ses droits d'écriture. {% endhint %} #### 2. Remplir le formulaire * **Nom de l'évènement** (obligatoire) * **Description** (optionnel) * **Date et heure de début** (obligatoire) * **Date et heure de fin** * **Jour entier** et **Sur plusieurs jours** * **Récurrence** (optionnel) — voir ci-dessous * **Lieu** (optionnel) — salle, adresse… * **Photo** (optionnel) — un visuel pour illustrer l'évènement. Format idéal : **paysage 21:9** (par exemple 1920 × 823 px), en JPEG ou WebP, jusqu'à 15 Mo. Trois options complètent le formulaire : * **Activer la participation** : les membres peuvent répondre « Je participe » * **Rendre visible la liste des participants** : chacun voit qui participe * **Créer une discussion dans Messagerie** : une conversation groupée est créée automatiquement avec les participants #### 3. Après la création L'application propose de **partager l'évènement sur le fil d'actualités** pour lui donner plus de visibilité. C'est facultatif et l'action **Partager** reste accessible plus tard dans le menu « … » de chaque évènement. ### Répéter un évènement (récurrence) Dans le formulaire, ouvrir **Récurrence** et choisir un rythme. Les propositions s'adaptent à la date de début : * Tous les jours * Tous les jours de la semaine (lun. au ven.) * Toutes les semaines le \[jour] * Tous les mois le premier / deuxième / troisième / quatrième / dernier \[jour] * Tous les ans le \[date] Une **date de fin** est demandée, au plus tard **2 ans** après le premier évènement. La série est alors créée occurrence par occurrence, et le rythme choisi s'affiche sous les dates. Lors de la suppression d'un évènement d'une série, l'application demande la portée de l'action : **supprimer cet évènement uniquement**, **cet évènement et les suivants**, ou **tous les évènements de la série**. ### Participer * Trois réponses possibles : **Participe**, **Peut-être**, **Ne participe pas** * La réponse se donne depuis la liste, depuis l'aperçu du calendrier ou depuis la page de l'évènement, et peut être modifiée tant que l'évènement n'est pas passé * Une fois l'évènement terminé, les réponses sont verrouillées et restent consultables * Si la visibilité des participants est activée, chacun voit qui a répondu quoi ; sinon, seuls le créateur et les administrateurs y ont accès ### Consulter, partager, modifier * **Détails de l'évènement** : pour le créateur et les administrateurs, affiche le nombre de **vues** * **Partager** : publier l'évènement sur le fil d'actualités, ou copier son lien. Le lien nécessite une connexion à Steeple : il ne fonctionne pas pour une personne extérieure à l'organisation * **Modifier** : réservé au créateur de l'évènement et aux administrateurs. Un évènement passé ne peut plus être modifié, et les participations déjà données ne sont pas affectées * **Supprimer** : définitif, avec les participations associées. Une confirmation est demandée {% hint style="info" %} En cas de changement de date, pensez à prévenir les participants : la modification seule ne renvoie pas de notification. {% endhint %} ### Anniversaires et anciennetés * Les **anniversaires** s'affichent pour les collaborateurs ayant renseigné leur date de naissance dans leur profil. Les personnes nées un 29 février voient leur anniversaire affiché le 1er mars les années non bissextiles * Les **anciennetés** s'appuient sur la date d'arrivée dans l'entreprise renseignée dans le profil, et indiquent le nombre d'années ### Notifications * À la **publication** d'un évènement et en **rappel le jour J**, pour les membres de l'agenda — à condition que l'option **Notifier les membres** soit activée sur cet agenda * Un **récapitulatif quotidien** des évènements du jour, et de ceux auxquels vous avez répondu « Je participe » ### Widgets et affichage TV Les évènements alimentent les widgets de la page d'accueil : **Évènements du jour**, **Prochains évènements**, **Anniversaires**, **Anniversaires d'ancienneté**. Ils s'affichent également sur les écrans TV Steeple : la liste des évènements à venir, et le détail d'un évènement avec la possibilité de participer. Un agenda dont l'option **Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements** est désactivée n'apparaît ni dans les widgets, ni dans la vue générale. ### Qui peut faire quoi **Sur un agenda** | Action | Qui | | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Voir un agenda et ses évènements | Les collaborateurs et communautés de ses droits d'accès, ses contributeurs, son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs | | Créer un agenda | Tout collaborateur — un non-administrateur ne peut viser que les communautés dont il est membre | | Ajouter un évènement dans un agenda | Ses contributeurs, son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs | | Modifier ou supprimer un agenda | Son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs | | Masquer ou afficher l'agenda Anniversaires | Les administrateurs | **Sur un évènement** | Action | Membre | Créateur de l'évènement | Administrateur | | ----------------------------- | ---------------------------- | ----------------------- | ---------------- | | Voir l'évènement | Selon l'agenda | Oui | Oui | | Participer | Oui (si activé et non passé) | Oui | Oui | | Voir les participants | Si la visibilité est activée | Oui | Oui | | Modifier | Non | Oui (sauf passé) | Oui (sauf passé) | | Supprimer | Non | Oui | Oui | | Voir les statistiques de vues | Non | Oui | Oui | ### Ce que l'assistant peut faire L'assistant Steeple peut directement gérer les évènements : * **Lister** les évènements à venir et passés, et les **agendas** auxquels vous avez accès * **Consulter** le détail d'un évènement (date, lieu, description, participants) * **Créer**, **modifier** ou **supprimer** un évènement * **Gérer les participations** : inscrire ou désinscrire, consulter les réponses * **Vérifier la visibilité** de l'application et la masquer ou l'afficher Pour créer ou partager un agenda, mieux vaut passer par la page **Agendas** de l'application : les droits d'accès et d'écriture s'y règlent avec le sélecteur de communautés et de collaborateurs.