Application Calendrier — Agendas et évènements
L'app Events devient Calendrier ! Un nouveau nom pour de nouvelles possibilités : des agendas que chacun crée et partage, une vraie vue calendrier (semaine, mois, année) et des évènements récurrents.
Rien ne se perd : vos évènements, les participations, les anniversaires et les anciennetés sont toujours là.
Ce qui change
Une seule liste d'évènements
Des agendas, rangés par catégories, dans une barre latérale
La visibilité se choisissait évènement par évènement
La visibilité est portée par l'agenda (droits d'accès et droits d'écriture)
Une liste chronologique
Deux affichages au choix : Liste ou Calendrier (semaine, mois, année)
Pas de répétition : un évènement récurrent se ressaisissait
Récurrence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle…
Une page « Évènements passés » séparée
Le passé se charge dans la liste, simplement en remontant
Les anniversaires et anciennetés avaient leurs propres pages
Ce sont deux agendas, en haut de la barre latérale
Présentation
Calendrier est l'application de gestion des évènements de Steeple. Elle permet d'organiser les évènements de l'entreprise (réunions, cérémonies, séminaires, permanences, réservations de salles…) dans des agendas partagés, de recueillir les participations, et d'afficher les anniversaires et les anciennetés des collaborateurs.
L'application est accessible depuis le menu principal de Steeple. Si elle n'apparaît pas, vérifier sa visibilité dans Administration > Applications.
Les agendas
Un agenda regroupe des évènements de même nature et décide qui les voit et qui peut en ajouter. Quelques exemples : « Salle Loire », « Permanence accueil », « Séminaires », « Réunions CSE », « Véhicules ».
Chaque agenda a une couleur : c'est elle qui colore ses évènements dans le calendrier et dans la liste.
Créer un agenda
Depuis la page Agendas, cliquer sur Nouvel agenda. La création est ouverte à tous les collaborateurs.
Nom (obligatoire)
Couleur (optionnel) — à défaut, une couleur est attribuée automatiquement
Catégories (optionnel) — pour ranger les agendas dans la barre latérale ; plusieurs choix possibles
Droits d'accès (obligatoire) — les communautés et les collaborateurs qui voient l'agenda et ses évènements
Droits d'écriture (obligatoire) — ceux qui peuvent y ajouter des évènements. La sélection reprend les droits d'accès par défaut : à élargir ou à restreindre ensuite
Notifier les membres — les évènements de cet agenda déclenchent une notification à leur publication et un rappel le jour J, auprès des membres des droits d'accès. Désactivée, l'option rend l'agenda silencieux : ses évènements restent visibles, mais ne préviennent plus personne.
Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements — détermine si les évènements de cet agenda apparaissent dans les listes qui regroupent tous les évènements : la page Évènements (la vue non filtrée, en liste comme en calendrier) et les widgets de l'accueil (Évènements du jour, Prochains évènements). À désactiver pour un agenda de coulisses — réservations de salles, plannings internes — qui saturerait ces vues sans concerner tout le monde. Rien n'est masqué pour autant : ses évènements s'affichent normalement dès qu'on ouvre l'agenda ou sa catégorie, dans un widget restreint à cet agenda ou à sa catégorie, et dans les résultats de recherche.
Modifier, supprimer
Les actions sont accessibles depuis la page Agendas (menu « … » de chaque ligne). Peuvent modifier ou supprimer un agenda : son créateur, un administrateur de l'organisation, et l'administrateur d'une communauté figurant dans ses droits d'accès.
Supprimer un agenda, ou une catégorie, retire aussi des mises en page de l'accueil les widgets qui lui étaient restreints (voir Widgets et affichage TV).
Les agendas Anniversaires et Anciennetés
Ces deux agendas ne se créent ni ne se suppriment. Les Anniversaires se masquent pour toute l'organisation depuis la page Agendas (menu « … » → Masquer l'agenda, réservé aux administrateurs). Les Anciennetés n'ont pas d'interrupteur ici : elles dépendent du champ Date d'arrivée dans l'entreprise de l'annuaire — désactivé, l'agenda disparaît.
Se repérer dans l'application
La barre latérale (sur ordinateur) donne accès à :
Évènements : tous les évènements que vous pouvez voir, tous agendas confondus
Agendas : la gestion des agendas et de leurs catégories
les agendas partagés avec vous, rangés par catégorie : cliquer sur l'un d'eux n'affiche que ses évènements
Sur un navigateur web mobile, la barre latérale laisse place à deux onglets, Évènements et Agendas, et l'on ouvre un agenda depuis la liste des agendas.
Liste ou calendrier
Le sélecteur Liste / Calendrier, dans la barre d'outils au-dessus des évènements, bascule entre les deux affichages. Votre choix est mémorisé pour vos prochaines visites.
Vue Liste
La liste s'ouvre sur aujourd'hui, le passé juste au-dessus : il se charge au fur et à mesure que l'on remonte
Recherche par titre d'évènement, sur les évènements à venir comme sur les évènements passés
Filtres : par communauté, par auteur (De), par période (Quand)
Vue Calendrier
Trois échelles : Semaine, Mois, Année
Le bouton Aujourd'hui et les flèches déplacent la période affichée
Un clic sur un évènement ouvre un aperçu : dates, lieu, description, participants, et votre réponse de participation
Créer un évènement
Le bouton Nouvel évènement est disponible depuis la liste comme depuis le calendrier.
Dans le calendrier, on peut aussi créer depuis la grille elle-même :
en vue Semaine, cliquer une plage horaire vide — ou glisser pour dessiner le créneau, ajusté au quart d'heure ; cliquer l'en-tête d'un jour crée un évènement sur la journée entière
en vue Mois, cliquer une case vide crée sur ce jour
en vue Année, le jour sélectionné sert de date au bouton Nouvel évènement
Dans tous les cas, le formulaire s'ouvre déjà rempli avec ces dates.
1. Choisir l'agenda
L'évènement est d'abord rattaché à un agenda : c'est lui qui détermine qui verra l'évènement. Seuls les agendas dans lesquels vous avez le droit d'écrire sont proposés.
Le message « Aucun agenda ne vous permet de créer un évènement » signifie que vous n'êtes contributeur d'aucun agenda. Créez-en un, ou demandez au créateur d'un agenda existant de vous ajouter à ses droits d'écriture.
2. Remplir le formulaire
Nom de l'évènement (obligatoire)
Description (optionnel)
Date et heure de début (obligatoire)
Date et heure de fin — elle suit l'heure de début : avancer ou reculer le début décale la fin d'autant, la durée reste la même. Modifier la fin ne touche jamais au début
Jour entier et Sur plusieurs jours
Récurrence (optionnel) — voir ci-dessous
Lieu (optionnel) — salle, adresse…
Photo (optionnel) — un visuel pour illustrer l'évènement. Format idéal : paysage 21:9 (par exemple 1920 × 823 px), en JPEG ou WebP, jusqu'à 15 Mo.
Trois options complètent le formulaire :
Activer la participation : les membres peuvent répondre « Je participe »
Rendre visible la liste des participants : chacun voit qui participe
Créer une discussion dans Messagerie : une conversation groupée est créée automatiquement avec les participants
3. Après la création
L'application propose de partager l'évènement sur le fil d'actualités pour lui donner plus de visibilité. C'est facultatif et l'action Partager reste accessible plus tard dans le menu « … » de chaque évènement.
Répéter un évènement (récurrence)
Dans le formulaire, ouvrir Récurrence et choisir un rythme. Les propositions s'adaptent à la date de début :
Tous les jours
Tous les jours de la semaine (lun. au ven.)
Toutes les semaines le [jour]
Tous les mois le premier / deuxième / troisième / quatrième / dernier [jour]
Tous les ans le [date]
Une date de fin est demandée, au plus tard 2 ans après le premier évènement. La série est alors créée occurrence par occurrence, et le rythme choisi s'affiche sous les dates.
Lors de la modification ou de la suppression d'un évènement d'une série, l'application demande la portée de l'action : cet évènement uniquement, cet évènement et les suivants, ou tous les évènements de la série. Avec « Tous les évènements de la série », les évènements déjà passés de la série sont également concernés.
Si la date ou l'horaire changent, les autres évènements concernés sont décalés d'autant.
L'option Créer une discussion dans Messagerie ne se modifie qu'évènement par évènement, pas pour toute la série. Le rythme et la date de fin d'une série ne se modifient pas après sa création.
Réserver une salle, un véhicule ou du matériel
Les catégories Réservation de salles, Réservation de véhicules et Réservation de matériel regroupent des agendas qui représentent chacun une ressource : une salle, un véhicule, un équipement. Y créer un évènement, c'est réserver cette ressource sur le créneau choisi.
Avant de créer l'évènement, l'application vérifie que le créneau est libre dans cet agenda. S'il chevauche une réservation existante, même en partie, une fenêtre Réserver un créneau déjà occupé ? liste les réservations concernées, avec leurs horaires :
Annuler ramène au formulaire, tel qu'il était, pour choisir un autre créneau ou un autre agenda
Réserver quand même crée l'évènement malgré le chevauchement
Un créneau qui commence à l'heure exacte où un autre se termine (12h–13h puis 13h–14h) n'est pas un chevauchement. Pour une série, toutes les dates de la série sont vérifiées. Le contrôle ne porte que sur ces trois catégories, renommées ou non : les autres agendas acceptent librement des évènements simultanés.
Participer
Trois réponses possibles : Participe, Peut-être, Ne participe pas
La réponse se donne depuis la liste, depuis l'aperçu du calendrier ou depuis la page de l'évènement, et peut être modifiée tant que l'évènement n'est pas passé
Une fois l'évènement terminé, les réponses sont verrouillées et restent consultables
Si la visibilité des participants est activée, chacun voit qui a répondu quoi ; sinon, seuls le créateur et les administrateurs y ont accès
Consulter, partager, modifier
Détails de l'évènement : pour le créateur et les administrateurs, affiche le nombre de vues
Partager : publier l'évènement sur le fil d'actualités, ou copier son lien. Le lien nécessite une connexion à Steeple : il ne fonctionne pas pour une personne extérieure à l'organisation
Modifier : réservé au créateur de l'évènement et aux administrateurs. Un évènement passé ne peut plus être modifié, et les participations déjà données ne sont pas affectées
Supprimer : définitif, avec les participations associées. Une confirmation est demandée
Anniversaires et anciennetés
Les anniversaires s'affichent pour les collaborateurs ayant renseigné leur date de naissance dans leur profil. Les personnes nées un 29 février voient leur anniversaire affiché le 1er mars les années non bissextiles
Les anciennetés s'appuient sur la date d'arrivée dans l'entreprise renseignée dans le profil, et indiquent le nombre d'années
Notifications
À la publication d'un évènement et en rappel le jour J, pour les membres de l'agenda — à condition que l'option Notifier les membres soit activée sur cet agenda
Un récapitulatif quotidien des évènements du jour, et de ceux auxquels vous avez répondu « Je participe »
Widgets et affichage TV
Les évènements alimentent les widgets de la page d'accueil : Évènements du jour, Prochains évènements, Réservations, Anniversaires, Anniversaires d'ancienneté.
Ils s'affichent également sur les écrans TV Steeple : la liste des évènements à venir, et le détail d'un évènement avec la possibilité de participer.
Un agenda dont l'option Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements est désactivée n'apparaît ni dans les widgets, ni dans la vue générale, sauf dans un widget restreint à cet agenda ou à sa catégorie.
Le widget Réservations
Le widget Réservations affiche les réservations du jour d'une catégorie d'agendas, chacune avec sa salle (ou son véhicule, son matériel). Les réservations terminées disparaissent au fil de la journée.
Il affiche 3 réservations par défaut ; au-delà, +N autres ouvre la journée complète
Un clic sur une réservation l'ouvre par-dessus l'accueil
Réserver ouvre le formulaire de création sur les agendas de la catégorie. Le bouton n'apparaît que si vous pouvez écrire dans au moins un de ces agendas ; sur un écran partagé, l'application demande d'abord Qui êtes-vous ?
Voir plus ouvre la catégorie dans le Calendrier, en vue Semaine, pour voir d'un coup d'œil quand chaque salle est libre. Votre affichage habituel du Calendrier n'est pas modifié
Le widget fait partie des mises en page par défaut, web et TV, juste après Évènements du jour. Sans réglage, il porte sur la catégorie Réservation de salles, et il n'est affiché qu'aux personnes qui ont accès à au moins une salle : ailleurs, il n'apparaît pas du tout.
Dans Administration > Widgets, ses Options permettent de choisir une autre Catégorie (véhicules, matériel, ou une catégorie de l'organisation) et le Nombre de réservations affichées, de 1 à 10, ou Tous. Une mise en page peut en contenir plusieurs, un par catégorie.
Sur les anciens écrans TV, le widget affiche la liste du jour, sans les boutons Réserver et Voir plus.
Restreindre un widget à un agenda
Les widgets Évènements du jour et Prochains évènements peuvent n'afficher qu'un agenda, ou les agendas d'une catégorie. Le réglage se fait dans Administration > Widgets, réservé aux administrateurs :
Ouvrir la mise en page à régler (Web ou TV) avec Modifier
Sur la carte du widget, cliquer Options (roue dentée)
Dans Agenda, choisir une catégorie ou un agenda ; par défaut, le widget affiche Tous les agendas
Enregistrer
La carte du widget affiche alors le nom de l'agenda ou de la catégorie. Sur l'accueil, le titre du widget reprend ce nom, par exemple « Aujourd'hui – Séminaires » ou « À venir – Séminaires ».
Chacun n'y voit que les évènements des agendas auxquels il a accès : pour un collaborateur qui n'a accès à aucun des agendas concernés, le widget reste vide. Sur un écran TV, un widget vide n'est pas affiché.
Un widget par agenda
Une mise en page peut contenir plusieurs widgets Évènements du jour ou Prochains évènements, par exemple un par agenda. Sur la carte d'un de ces widgets, dans les widgets Actifs, cliquer Dupliquer : la copie apparaît juste en dessous, avec les mêmes réglages. Il ne reste qu'à lui choisir un autre agenda dans ses Options.
Quand un agenda est supprimé
Supprimer un agenda, ou une catégorie, retire des mises en page les widgets qui lui étaient restreints : ils n'auraient plus rien à afficher. Si l'un d'eux subsiste, sa carte affiche Choix indisponible : il suffit de le retirer ou de lui choisir un autre agenda.
Qui peut faire quoi
Sur un agenda
Voir un agenda et ses évènements
Les collaborateurs et communautés de ses droits d'accès, ses contributeurs, son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs
Créer un agenda
Tout collaborateur — un non-administrateur ne peut viser que les communautés dont il est membre
Ajouter un évènement dans un agenda
Ses contributeurs, son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs
Modifier ou supprimer un agenda
Son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs
Masquer ou afficher l'agenda Anniversaires
Les administrateurs
Restreindre ou dupliquer un widget de l'accueil
Les administrateurs
Sur un évènement
Voir l'évènement
Selon l'agenda
Oui
Oui
Participer
Oui (si activé et non passé)
Oui
Oui
Voir les participants
Si la visibilité est activée
Oui
Oui
Modifier
Non
Oui (sauf passé)
Oui (sauf passé)
Supprimer
Non
Oui
Oui
Voir les statistiques de vues
Non
Oui
Oui
Ce que l'assistant peut faire
L'assistant Steeple peut directement gérer les évènements :
Lister les évènements à venir et passés, et les agendas auxquels vous avez accès
Consulter le détail d'un évènement (date, lieu, description, participants)
Créer, modifier ou supprimer un évènement
Gérer les participations : inscrire ou désinscrire, consulter les réponses
Vérifier la visibilité de l'application et la masquer ou l'afficher
Pour créer ou partager un agenda, mieux vaut passer par la page Agendas de l'application : les droits d'accès et d'écriture s'y règlent avec le sélecteur de communautés et de collaborateurs.
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