> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.steeple.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.steeple.com/events/application-events.md). # Application Calendrier — Agendas et évènements {% hint style="success" icon="party-horn" %} **L'app Events devient Calendrier !** Un nouveau nom pour de nouvelles possibilités : des **agendas** que chacun crée et partage, une vraie **vue calendrier** (semaine, mois, année) et des **évènements récurrents.** Rien ne se perd : vos évènements, les participations, les anniversaires et les anciennetés sont toujours là. {% endhint %} ### Ce qui change | Avant (Events) | Maintenant (Calendrier) | | ------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------- | | Une seule liste d'évènements | Des **agendas**, rangés par catégories, dans une barre latérale | | La visibilité se choisissait évènement par évènement | La visibilité est portée par l'**agenda** (droits d'accès et droits d'écriture) | | Une liste chronologique | Deux affichages au choix : **Liste** ou **Calendrier** (semaine, mois, année) | | Pas de répétition : un évènement récurrent se ressaisissait | **Récurrence** : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle… | | Une page « Évènements passés » séparée | Le passé se charge dans la liste, simplement en remontant | | Les anniversaires et anciennetés avaient leurs propres pages | Ce sont deux **agendas**, en haut de la barre latérale | ### Présentation **Calendrier** est l'application de gestion des évènements de Steeple. Elle permet d'organiser les évènements de l'entreprise (réunions, cérémonies, séminaires, permanences, réservations de salles…) dans des agendas partagés, de recueillir les participations, et d'afficher les anniversaires et les anciennetés des collaborateurs. L'application est accessible depuis le menu principal de Steeple. Si elle n'apparaît pas, vérifier sa visibilité dans **Administration** > **Applications**. ### Les agendas Un agenda regroupe des évènements de même nature et décide **qui les voit** et **qui peut en ajouter**. Quelques exemples : « Salle Loire », « Permanence accueil », « Séminaires », « Réunions CSE », « Véhicules ». Chaque agenda a une couleur : c'est elle qui colore ses évènements dans le calendrier et dans la liste. Chaque communauté reçoit à sa création un agenda à son nom : ses membres le voient et peuvent y ajouter des évènements. Voir [Quels contenus reçoit une nouvelle communauté ?](/communautes/contenus-par-defaut.md). #### La page Agendas La page **Agendas** liste les agendas : ceux rangés dans aucune catégorie d'abord, puis une ligne par catégorie, qui se replie. On peut les **rechercher** par nom et les **filtrer par communauté** (l'entonnoir de la barre d'outils) : le filtre garde les agendas dont les droits d'accès ou d'écriture visent l'une des communautés choisies, sans Anniversaires ni Anciennetés. Le nombre d'agendas affichés figure à droite. Les administrateurs de l'organisation y trouvent en plus le sélecteur **Mes agendas / Tous**, ouvert sur **Mes agendas**, chaque onglet avec son nombre d'agendas : **Tous** liste tous les agendas de l'organisation. #### Créer un agenda Depuis la page **Agendas**, cliquer sur **Nouvel agenda**. Le bouton n'apparaît qu'aux personnes qui peuvent créer un agenda : par défaut, les membres d'une communauté peuvent en créer pour elle, sauf dans la communauté principale et sauf si votre organisation a fait un autre choix pour l'ensemble de ses communautés. Ce droit se règle par communauté, dans **Gérer les droits** > **Création des agendas** : voir [Comment ouvrir la création de contenus aux membres d'une communauté ?](/communautes/gerer-droits-communaute.md). * **Nom** (obligatoire) * **Couleur** (optionnel) — à défaut, une couleur est attribuée automatiquement * **Catégories** (optionnel) — pour ranger les agendas dans la barre latérale ; plusieurs choix possibles * **Droits d'accès** (obligatoire) — les communautés et les collaborateurs qui voient l'agenda et ses évènements * **Droits d'écriture** (obligatoire) — ceux qui peuvent y ajouter des évènements. La sélection reprend les droits d'accès par défaut : à élargir ou à restreindre ensuite * **Notifier les membres** — les évènements de cet agenda déclenchent une notification à leur publication et un rappel le jour J, auprès des membres des droits d'accès. Désactivée, l'option rend l'agenda silencieux : ses évènements restent visibles, mais ne préviennent plus personne. * **Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements** — détermine si les évènements de cet agenda apparaissent dans les listes qui regroupent ceux de vos agendas : la page **Évènements** (la vue non filtrée, en liste comme en calendrier) et le widget **Évènements** de l'accueil. À désactiver pour un agenda de coulisses — réservations de salles, plannings internes — qui saturerait ces vues sans concerner tout le monde. Rien n'est masqué pour autant : ses évènements s'affichent normalement dès qu'on ouvre l'agenda ou sa catégorie, dans le widget **Réservations** de sa catégorie, et dans les résultats de recherche. Dans le formulaire de création, choisir une catégorie de réservation (salles, véhicules, matériel) décoche d'office **Notifier les membres** et **Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements** : un agenda de ressource n'a ni à prévenir, ni à occuper l'accueil. Retirer la dernière catégorie de réservation les recoche, et les deux cases restent modifiables. Cela ne vaut qu'à la création : changer les catégories d'un agenda existant ne touche jamais à ces réglages. {% hint style="info" %} Un collaborateur qui n'est pas administrateur de l'organisation ne peut viser que des communautés **dont il est membre et où la création des agendas lui est ouverte** (ou qu'il administre) ; une audience faite uniquement de collaborateurs nommés lui est refusée. Un administrateur de l'organisation peut viser toute l'organisation. {% endhint %} Sur un écran partagé, **Nouvel agenda** demande d'abord **Qui êtes-vous ?** : l'agenda est créé au nom de la personne qui s'identifie. #### Modifier, supprimer Les actions sont accessibles depuis la page **Agendas** (menu « … » de chaque ligne). Peuvent modifier ou supprimer un agenda : son **créateur**, un **administrateur** de l'organisation, et l'**administrateur d'une communauté** figurant dans ses droits d'accès. Les catégories prédéfinies — **Réservation de salles**, **Réservation de véhicules**, **Réservation de matériel** et **Planning** — se renomment mais ne se suppriment pas. Supprimer une autre catégorie ne supprime pas ses agendas, qui perdent seulement ce rangement ; cela retire aussi des mises en page TV les widgets **Réservations** qui lui étaient restreints (voir [Widgets et affichage TV](#widgets-et-affichage-tv)). #### Les agendas Anniversaires et Anciennetés Ces deux agendas ne se créent ni ne se suppriment. Les **Anniversaires** se masquent pour toute l'organisation depuis la page **Agendas** (menu « … » → **Masquer l'agenda**, réservé aux administrateurs). Les **Anciennetés** n'ont pas d'interrupteur ici : elles dépendent du champ **Date d'arrivée dans l'entreprise** de l'annuaire — désactivé, l'agenda disparaît. ### Se repérer dans l'application La barre latérale (sur ordinateur) donne accès à : * **Évènements** : les évènements de vos agendas, tous agendas confondus * **Agendas** : la gestion des agendas et de leurs catégories * **Mes agendas** : **Anniversaires** et **Anciennetés** (sauf si votre organisation les a masqués, voir plus haut), puis les agendas dont vous faites partie, rangés par catégorie. Cliquer sur un agenda n'affiche que ses évènements ; cliquer sur une catégorie, ceux des agendas affichés sous elle. Un clic sur le titre **Mes agendas** replie ou déplie le bloc Vous faites partie d'un agenda quand ses droits d'accès ou ses droits d'écriture vous visent, à votre nom ou par une communauté dont vous êtes membre. {% hint style="info" %} Un administrateur peut voir tous les agendas de l'organisation, mais **Mes agendas**, la page **Évènements** et le widget **Évènements** ne lui montrent que ceux dont il fait partie, pour ne pas noyer son calendrier sous ceux des autres équipes. Les autres restent à portée de main : la page **Agendas**, onglet **Tous**, les liste tous, et les ouvrir affiche leurs évènements. {% endhint %} Sur un navigateur web mobile, la barre latérale laisse place à deux onglets, **Évènements** et **Agendas**, et l'on ouvre un agenda depuis la liste des agendas. ### Liste ou calendrier Le sélecteur **Liste / Calendrier**, dans la barre d'outils au-dessus des évènements, bascule entre les deux affichages. Votre choix est mémorisé pour vos prochaines visites. #### Vue Liste * La liste s'ouvre sur **aujourd'hui**, le passé juste au-dessus : il se charge au fur et à mesure que l'on remonte * **Recherche** par titre d'évènement, sur les évènements à venir comme sur les évènements passés, dans tous les agendas que vous pouvez voir * **Filtres** : par communauté, par auteur (**De**), par période (**Quand**) #### Vue Calendrier * Trois échelles : **Semaine**, **Mois**, **Année** * Le bouton **Aujourd'hui** et les flèches déplacent la période affichée * Un clic sur un évènement ouvre un aperçu : dates, lieu, description, participants, et votre réponse de participation * Un évènement que vous pouvez modifier se **déplace à la souris** : en vue **Semaine**, vers un autre jour ou une autre heure (au quart d'heure, durée conservée) ; en vue **Mois**, vers un autre jour (heures conservées). **Échap** annule le déplacement. Pour un évènement d'une série, l'application demande d'abord la portée, comme pour une modification ### Créer un évènement Le bouton **Nouvel évènement** est disponible depuis la liste comme depuis le calendrier. Dans le calendrier, on peut aussi créer depuis la grille elle-même : * en vue **Semaine**, cliquer une plage horaire vide — ou **glisser** pour dessiner le créneau, ajusté au quart d'heure ; cliquer l'en-tête d'un jour crée un évènement sur la journée entière * en vue **Mois**, cliquer une case vide crée sur ce jour * en vue **Année**, le jour sélectionné sert de date au bouton **Nouvel évènement** Dans tous les cas, le formulaire s'ouvre déjà rempli avec ces dates. Sur un écran partagé qui le permet, **Nouvel évènement** demande d'abord **Qui êtes-vous ?** : l'évènement est créé au nom de la personne qui s'identifie. #### 1. Choisir l'agenda L'évènement est d'abord rattaché à un **agenda** : c'est lui qui détermine qui verra l'évènement. Seuls les agendas dans lesquels vous avez le droit d'écrire sont proposés. {% hint style="warning" %} Le message « Aucun agenda ne vous permet de créer un évènement » signifie que vous n'êtes contributeur d'aucun agenda. Créez-en un, ou demandez au créateur d'un agenda existant de vous ajouter à ses droits d'écriture. {% endhint %} #### 2. Remplir le formulaire * **Nom de l'évènement** (obligatoire) * **Description** (optionnel) * **Date et heure de début** (obligatoire) * **Date et heure de fin** — elle suit l'heure de début : avancer ou reculer le début décale la fin d'autant, la durée reste la même. Modifier la fin ne touche jamais au début * **Jour entier** et **Sur plusieurs jours** * **Récurrence** (optionnel) — voir ci-dessous * **Lieu** (optionnel) — salle, adresse… * **Photo** (optionnel) — un visuel pour illustrer l'évènement. Format idéal : **paysage 21:9** (par exemple 1920 × 823 px), en JPEG ou WebP, jusqu'à 15 Mo. Trois options complètent le formulaire : * **Activer la participation** : les membres peuvent répondre « Je participe » * **Rendre visible la liste des participants** : chacun voit qui participe * **Créer une discussion dans Messagerie** : une conversation groupée est créée automatiquement avec les participants #### 3. Après la création L'application propose de **partager l'évènement sur le fil d'actualités** pour lui donner plus de visibilité. C'est facultatif et l'action **Partager** reste accessible plus tard dans le menu « … » de chaque évènement. ### Répéter un évènement (récurrence) Dans le formulaire, ouvrir **Récurrence** et choisir un rythme. Les propositions s'adaptent à la date de début : * Tous les jours * Tous les jours de la semaine (lun. au ven.) * Toutes les semaines le \[jour] * Tous les mois le premier / deuxième / troisième / quatrième / dernier \[jour] * Tous les ans le \[date] Une **date de fin** est demandée, au plus tard **2 ans** après le premier évènement. La série est alors créée occurrence par occurrence, et le rythme choisi s'affiche sous les dates. Lors de la modification ou de la suppression d'un évènement d'une série, l'application demande la portée de l'action : **cet évènement uniquement**, **cet évènement et les suivants**, ou **tous les évènements de la série**. Avec « Tous les évènements de la série », les évènements déjà passés de la série sont également concernés. Si la date ou l'horaire changent, les autres évènements concernés sont décalés d'autant. L'option **Créer une discussion dans Messagerie** ne se modifie qu'évènement par évènement, pas pour toute la série. Le rythme et la date de fin d'une série ne se modifient pas après sa création. ### Réserver une salle, un véhicule ou du matériel Les catégories **Réservation de salles**, **Réservation de véhicules** et **Réservation de matériel** regroupent des agendas qui représentent chacun une ressource : une salle, un véhicule, un équipement. Y créer un évènement, c'est réserver cette ressource sur le créneau choisi. Avant de créer l'évènement, l'application vérifie que le créneau est libre dans cet agenda. S'il chevauche une réservation existante, même en partie, une fenêtre **Réserver un créneau déjà occupé ?** liste les réservations concernées, avec leurs horaires : * **Annuler** ramène au formulaire, tel qu'il était, pour choisir un autre créneau ou un autre agenda * **Réserver quand même** crée l'évènement malgré le chevauchement Un créneau qui commence à l'heure exacte où un autre se termine (12h–13h puis 13h–14h) n'est pas un chevauchement. Pour une série, toutes les dates de la série sont vérifiées. Le contrôle ne porte que sur ces trois catégories, renommées ou non : les autres agendas acceptent librement des évènements simultanés. ### Participer * Trois réponses possibles : **Participe**, **Peut-être**, **Ne participe pas** * La réponse se donne depuis la liste, depuis l'aperçu du calendrier ou depuis la page de l'évènement, et peut être modifiée tant que l'évènement n'est pas passé * Une fois l'évènement terminé, les réponses sont verrouillées et restent consultables * Si la visibilité des participants est activée, chacun voit qui a répondu quoi ; sinon, seuls le créateur et les administrateurs y ont accès ### Consulter, partager, modifier * **Détails de l'évènement** : pour le créateur et les administrateurs, affiche le nombre de **vues** * **Partager** : publier l'évènement sur le fil d'actualités, ou copier son lien. Le lien nécessite une connexion à Steeple : il ne fonctionne pas pour une personne extérieure à l'organisation * **Modifier** : réservé au créateur de l'évènement et aux administrateurs. Un évènement passé ne peut plus être modifié, et les participations déjà données ne sont pas affectées * **Supprimer** : définitif, avec les participations associées. Une confirmation est demandée {% hint style="info" %} En cas de changement de date, pensez à prévenir les participants : la modification seule ne renvoie pas de notification. {% endhint %} ### Anniversaires et anciennetés * Les **anniversaires** s'affichent pour les collaborateurs ayant renseigné leur date de naissance dans leur profil. Les personnes nées un 29 février voient leur anniversaire affiché le 1er mars les années non bissextiles * Les **anciennetés** s'appuient sur la date d'arrivée dans l'entreprise renseignée dans le profil, et indiquent le nombre d'années ### Notifications * À la **publication** d'un évènement et en **rappel le jour J**, pour les membres de l'agenda — à condition que l'option **Notifier les membres** soit activée sur cet agenda * Un **récapitulatif quotidien** des évènements du jour, et de ceux auxquels vous avez répondu « Je participe » ### Widgets et affichage TV Les évènements alimentent deux widgets de la page d'accueil : **Évènements** et **Réservations**. La page d'accueil web suit la mise en page de Steeple, la même pour toutes les organisations. Seuls les écrans TV se personnalisent, dans **Administration** > **Widgets**, réservé aux administrateurs. Ils s'affichent également sur les écrans TV Steeple : la liste des évènements à venir, et le détail d'un évènement avec la possibilité de participer. Un agenda dont l'option **Afficher les évènements dans les widgets et la page Évènements** est désactivée n'apparaît ni dans le widget **Évènements**, ni dans la vue générale, sauf dans le widget **Réservations** de sa catégorie. #### Le widget Évènements * **Aujourd'hui** : les évènements du jour, avec les anniversaires et les anciennetés regroupés sur une seule ligne. La section disparaît quand la journée est vide * **À venir** : les évènements des six jours suivants * Il affiche **7 lignes** au plus ; au-delà, **N autres évènements** déplie la suite sur place, et **Réduire** la replie * Comme la page **Évènements**, il ne montre que les évènements de vos agendas * **Voir tout** ouvre la page **Évènements** #### Le widget Réservations Le widget **Réservations** affiche les réservations du jour d'une catégorie d'agendas, chacune avec sa salle (ou son véhicule, son matériel). Les réservations terminées disparaissent au fil de la journée. * Il affiche **3 réservations** par défaut ; au-delà, **N autres réservations** déplie la journée complète sur place, et **Réduire** la replie * Un clic sur une réservation l'ouvre par-dessus l'accueil * Le bouton **+** de l'en-tête (**Réserver**) ouvre le formulaire de création sur les agendas de la catégorie. Il n'apparaît que si vous pouvez écrire dans au moins un de ces agendas ; sur un écran partagé, l'application demande d'abord **Qui êtes-vous ?** * **Voir tout** ouvre la catégorie dans le **Calendrier**, en vue **Semaine**, pour voir d'un coup d'œil quand chaque salle est libre. Votre affichage habituel du Calendrier n'est pas modifié * Sans réservation, le widget affiche « Aucune réservation aujourd'hui » Le widget fait partie des mises en page par défaut, web et TV, avec le widget **Évènements**. Sans réglage, il porte sur la catégorie **Réservation de salles**, et il n'est affiché qu'aux personnes qui ont accès à au moins une salle : ailleurs, il n'apparaît pas du tout. Sur une mise en page TV, dans **Administration** > **Widgets**, ses **Options** permettent de choisir une autre **Catégorie** (véhicules, matériel, ou une catégorie de l'organisation) et le **Nombre** de réservations affichées, de 1 à 10, ou **Tous**. Une mise en page peut en contenir plusieurs, un par catégorie. Sur les anciens écrans TV, le widget affiche la liste du jour, sans les boutons **Réserver** et **Voir tout**. #### Quand une catégorie est supprimée Supprimer une catégorie retire des mises en page TV les widgets **Réservations** qui lui étaient restreints : ils n'auraient plus rien à afficher. Si l'un d'eux subsiste, sa carte affiche **Choix indisponible** : il suffit de le retirer ou de lui choisir une autre catégorie. ### Qui peut faire quoi **Sur un agenda** | Action | Qui | | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Voir un agenda et ses évènements | Les collaborateurs et communautés de ses droits d'accès, ses contributeurs, son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs | | Créer un agenda | Les administrateurs ; pour une communauté, ses administrateurs et, si la création des agendas leur y est ouverte, ses membres (voir **Créer un agenda**) | | Voir l'onglet **Tous** de la page Agendas | Les administrateurs | | Ajouter un évènement dans un agenda | Ses contributeurs, son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs | | Modifier ou supprimer un agenda | Son créateur, les administrateurs des communautés concernées, les administrateurs | | Masquer ou afficher l'agenda Anniversaires | Les administrateurs | | Personnaliser les widgets des écrans TV | Les administrateurs | **Sur un évènement** | Action | Membre | Créateur de l'évènement | Administrateur | | ----------------------------- | ---------------------------- | ----------------------- | ---------------- | | Voir l'évènement | Selon l'agenda | Oui | Oui | | Participer | Oui (si activé et non passé) | Oui | Oui | | Voir les participants | Si la visibilité est activée | Oui | Oui | | Modifier | Non | Oui (sauf passé) | Oui (sauf passé) | | Supprimer | Non | Oui | Oui | | Voir les statistiques de vues | Non | Oui | Oui | ### Ce que l'assistant peut faire L'assistant Steeple peut directement gérer les évènements : * **Lister** les évènements à venir et passés, et les **agendas** auxquels vous avez accès * **Consulter** le détail d'un évènement (date, lieu, description, participants) * **Créer**, **modifier** ou **supprimer** un évènement * **Gérer les participations** : inscrire ou désinscrire, consulter les réponses * **Vérifier la visibilité** de l'application et la masquer ou l'afficher Pour créer ou partager un agenda, mieux vaut passer par la page **Agendas** de l'application : les droits d'accès et d'écriture s'y règlent avec le sélecteur de communautés et de collaborateurs.