Application Events — Gestion des événements

Présentation

Events est l'application de gestion des événements de Steeple. Elle permet de créer et gérer des événements d'entreprise (réunions, cérémonies, séminaires…), de recueillir les participations (RSVP), et d'afficher les anniversaires et anciennetés des collaborateurs.

L'application est accessible depuis le menu principal de Steeple. Si elle n'apparaît pas, vérifier sa visibilité dans Administration > Applications (/administration/apps).

Vue d'accueil

La page d'accueil affiche les événements à venir regroupés par période :

• Aujourd'hui : événements du jour, anniversaires et anciennetés

• Cette semaine : événements jusqu'à dimanche

• Ce mois : événements restants du mois en cours

• Mois suivants : événements futurs regroupés par mois

Les événements sur plusieurs jours restent dans la section "Aujourd'hui" tant qu'ils sont en cours.

Filtres et recherche

• Filtre par communauté : afficher uniquement les événements d'une ou plusieurs communautés

• Recherche : recherche en temps réel par titre d'événement

Créer un événement

Pour créer un événement, cliquer sur Créer un événement depuis la page d'accueil.

Champs du formulaire

• Titre (obligatoire)

• Description (optionnel) — éditeur de texte riche

• Date et heure de début (obligatoire) — par défaut : lendemain à l'heure suivante

• Date et heure de fin (optionnel) — par défaut : 1 heure après le début

• Journée entière — désactive la sélection des heures

• Lieu (optionnel)

• Image (optionnel) — photo ou visuel pour illustrer l'événement

Visibilité et communautés

• Par défaut, l'événement est visible par toute l'organisation

• Possibilité de restreindre à des communautés spécifiques : seuls les membres de ces communautés verront l'événement

Participation

• Participation activée par défaut : les collaborateurs peuvent répondre Oui, Non ou Peut-être

• Visibilité des répondants activée par défaut : tous les participants voient qui a répondu quoi

• Le créateur peut désactiver la participation (événement informatif uniquement)

• Le créateur peut masquer la liste des répondants (effet de surprise par exemple)

Après la création

Il est proposé de partager l'événement sur le fil d'actualités (News) pour maximiser sa visibilité.

Modifier un événement

• Seul le créateur ou un administrateur peut modifier un événement

• Les participations existantes ne sont pas affectées par la modification

• Un événement passé (archivé) ne peut plus être modifié

• En cas de changement de date, il est recommandé de prévenir les participants via une publication

Supprimer un événement

• Seul le créateur ou un administrateur peut supprimer un événement

• La suppression est définitive et supprime toutes les participations associées

• Une confirmation est demandée avant la suppression

Participation (RSVP)

Répondre à un événement

• Trois choix possibles : Oui, Non ou Peut-être

• La réponse peut être modifiée à tout moment tant que l'événement n'est pas passé

• Une fois l'événement terminé, les participations sont verrouillées

Consulter les participants

• Si la visibilité des répondants est activée : tous les collaborateurs voient la liste

• Si la visibilité est désactivée : seuls le créateur et les administrateurs voient la liste

• La liste est organisée par statut de réponse (Oui / Non / Peut-être) avec le nombre total par statut

Partager un événement

• Sur le fil d'actualités : créer une publication liée à l'événement, avec un bouton d'accès direct

• Copier le lien : obtenir l'URL de l'événement (le lien nécessite une authentification Steeple, il ne fonctionne pas pour les personnes extérieures)

Événements passés

• La page Événements passés affiche l'historique des événements terminés

• Filtrage par année (sélecteur d'année)

• Recherche dans les événements passés

• Les participations passées restent consultables

Anniversaires

• Affiche les anniversaires des collaborateurs dont la date de naissance est renseignée dans leur profil

• Regroupés par mois, du plus proche au plus lointain

• Possibilité d'envoyer des vœux pour les anniversaires du jour (envoi via la messagerie Steeple)

• Les anniversaires un jour non travaillé sont quand même affichés

• 29 février : les personnes nées le 29 février voient leur anniversaire affiché le 1er mars les années non bissextiles

La fonctionnalité anniversaires peut être désactivée par l'administrateur dans les paramètres.

Ancienneté

• Affiche les dates d'anniversaire d'arrivée dans l'entreprise

• Nécessite que la date d'arrivée soit renseignée dans le profil du collaborateur

• Regroupés par mois avec indication du nombre d'années d'ancienneté

• Possibilité d'envoyer des félicitations pour les anciennetés du jour

Paramètres (administration)

Accessible depuis la page Paramètres de l'application Events (nécessite le rôle administrateur / gestionnaire).

Droits de création d'événements

• Tous les membres (par défaut) : tous les collaborateurs peuvent créer des événements

• Administrateurs uniquement : seuls les administrateurs peuvent créer des événements

Anniversaires

• Activer ou désactiver l'affichage des anniversaires pour toute l'organisation

• Quand désactivé : la page Anniversaires, les widgets et les sections anniversaires sont masqués

Permissions

Action	Membre	Créateur de l'événement	Administrateur
Voir les événements de ses communautés	Oui	Oui	Oui
Créer un événement	Selon paramètres	Selon paramètres	Oui
Modifier un événement	Non	Oui (sauf archivé)	Oui (sauf archivé)
Supprimer un événement	Non	Oui	Oui
Participer (RSVP)	Oui (si activé et non passé)	Oui	Oui
Voir les participants	Si visibilité activée	Oui	Oui
Voir les statistiques de vues	Non	Oui	Oui
Gérer les paramètres Events	Non	Non	Oui

Quotas (plan freemium)

Les organisations sur un plan gratuit ont un nombre limité d'événements à venir. Une fois le quota atteint, il n'est plus possible de créer de nouveaux événements tant que des événements existants ne sont pas passés ou supprimés. Un abonnement permet de lever cette limite.

Affichage TV

Les événements sont affichés sur les écrans TV Steeple. L'affichage TV propose :

• La liste des événements à venir

• Le détail d'un événement avec possibilité de participer (via session authentifiée)

Ce que l'assistant peut faire

L'assistant peut directement gérer les événements via ses outils :

• Lister les événements à venir et passés

• Consulter les détails d'un événement (date, lieu, description, participants)

• Créer un événement avec titre, dates, lieu, communautés, paramètres de participation

• Modifier un événement existant

• Supprimer un événement

• Gérer les participations : inscrire/désinscrire, consulter les réponses

• Vérifier la visibilité de l'application Events et la masquer/afficher

Pour les paramètres d'administration de l'application (droits de création, anniversaires), guider l'utilisateur vers la page Paramètres de l'application Events.