Aplicación Events — Gestión de eventos

Presentación

Eventos es la aplicación de gestión de eventos de Steeple. Permite crear y gestionar eventos de empresa (reuniones, ceremonias, seminarios…), recopilar participaciones (RSVP) y mostrar los cumpleaños y la antigüedad de los colaboradores.

La aplicación es accesible desde el menú principal de Steeple. Si no aparece, comprobar su visibilidad en Administración > Aplicaciones (/administration/apps).

Vista de inicio

La página de inicio muestra los eventos próximos agrupados por periodo:

• Hoy : eventos del día, cumpleaños y antigüedad

• Esta semana : eventos hasta el domingo

• Este mes : eventos restantes del mes en curso

• Meses siguientes : eventos futuros agrupados por mes

Los eventos de varios días permanecen en la sección "Hoy" mientras estén en curso.

Filtros y búsqueda

• Filtrar por comunidad : mostrar solo los eventos de una o varias comunidades

• Búsqueda : búsqueda en tiempo real por título del evento

Crear un evento

Para crear un evento, hacer clic en Crear un evento desde la página de inicio.

Campos del formulario

• Título (obligatorio)

• Descripción (opcional) — editor de texto enriquecido

• Fecha y hora de inicio (obligatorio) — por defecto: mañana a la hora siguiente

• Fecha y hora de fin (opcional) — por defecto: 1 hora después del inicio

• Día completo — desactiva la selección de horas

• Ubicación (opcional)

• Imagen (opcional) — foto o imagen para ilustrar el evento

Visibilidad y comunidades

• Por defecto, el evento es visible por toda la organización

• Posibilidad de restringir a comunidades específicas : solo los miembros de estas comunidades verán el evento

Participación

• Participación activada por defecto: los colaboradores pueden responder Sí, No o Quizás

• Visibilidad de los respondientes activada por defecto: todos los participantes ven quién ha respondido qué

• El creador puede desactivar la participación (evento solo informativo)

• El creador puede ocultar la lista de respondientes (efecto sorpresa, por ejemplo)

Después de la creación

Se propone compartir el evento en el feed de noticias (News) para maximizar su visibilidad.

Modificar un evento

• Solo el creador o un administrador puede modificar un evento

• Las participaciones existentes no se ven afectadas por la modificación

• Un evento pasado (archivado) ya no puede modificarse

• En caso de cambio de fecha, se recomienda avisar a los participantes mediante una publicación

Eliminar un evento

• Solo el creador o un administrador puede eliminar un evento

• La eliminación es definitiva y elimina todas las participaciones asociadas

• Se solicita una confirmación antes de la eliminación

Participación (RSVP)

Responder a un evento

• Tres opciones posibles: Sí, No o Quizás

• La respuesta puede modificarse en cualquier momento mientras el evento no haya pasado

• Una vez finalizado el evento, las participaciones quedan bloqueadas

Consultar a los participantes

• Si la visibilidad de los respondientes está activada: todos los colaboradores ven la lista

• Si la visibilidad está desactivada: solo el creador y los administradores ven la lista

• La lista está organizada por estado de respuesta (Sí / No / Quizás) con el total por estado

Compartir un evento

• En el feed de noticias : crear una publicación vinculada al evento, con un botón de acceso directo

• Copiar el enlace : obtener la URL del evento (el enlace requiere autenticación de Steeple, no funciona para personas externas)

Eventos pasados

• La página Eventos pasados muestra el historial de los eventos finalizados

• Filtrado por año (selector de año)

• Búsqueda en los eventos pasados

• Las participaciones pasadas siguen siendo consultables

Cumpleaños

• Muestra los cumpleaños de los colaboradores cuya fecha de nacimiento está cumplimentada en su perfil

• Agrupados por mes, del más cercano al más lejano

• Posibilidad deenviar felicitaciones para los cumpleaños de hoy (envío a través de la mensajería Steeple)

• Los cumpleaños en un día no laborable también se muestran

• 29 de febrero : las personas nacidas el 29 de febrero ven su cumpleaños mostrado el 1 de marzo en los años no bisiestos

La funcionalidad de cumpleaños puede desactivarse por el administrador en los ajustes.

Antigüedad

• Muestra las fechas de aniversario de incorporación en la empresa

• Requiere que la fecha de incorporación esté cumplimentada en el perfil del colaborador

• Agrupados por mes con indicación del número de años de antigüedad

• Posibilidad deenviar felicitaciones para las antigüedades de hoy

Ajustes (administración)

Accesible desde la página Configuración de la aplicación Events (requiere el rol de administrador / gestor).

Permisos de creación de eventos

• Todos los miembros (por defecto): todos los colaboradores pueden crear eventos

• Solo administradores : solo los administradores pueden crear eventos

Cumpleaños

• Activar o desactivar la visualización de los cumpleaños para toda la organización

• Cuando está desactivado: la página Cumpleaños, los widgets y las secciones de cumpleaños se ocultan

Permisos

Acción	Miembro	Creador del evento	Administrador
Ver los eventos de sus comunidades	Sí	Sí	Sí
Crear un evento	Según los ajustes	Según los ajustes	Sí
Modificar un evento	No	Sí (salvo archivado)	Sí (salvo archivado)
Eliminar un evento	No	Sí	Sí
Participar (RSVP)	Sí (si está activado y no ha pasado)	Sí	Sí
Ver a los participantes	Si la visibilidad está activada	Sí	Sí
Ver las estadísticas de visualizaciones	No	Sí	Sí
Gestionar los ajustes de Events	No	No	Sí

Cuotas (plan freemium)

Las organizaciones con un plan gratuito tienen un número limitado de eventos próximos. Una vez alcanzada la cuota, ya no es posible crear nuevos eventos hasta que los eventos existentes hayan pasado o se hayan eliminado. Una suscripción permite eliminar este límite.

Visualización en TV

Los eventos se muestran en las pantallas de TV de Steeple. La visualización en TV ofrece:

• La lista de eventos próximos

• El detalle de un evento con posibilidad de participar (a través de una sesión autenticada)

Lo que puede hacer el asistente

El asistente puede gestionar directamente los eventos mediante sus herramientas:

• Listar los eventos próximos y pasados

• Consultar los detalles de un evento (fecha, lugar, descripción, participantes)

• Crear un evento con título, fechas, lugar, comunidades, ajustes de participación

• Modificar un evento existente

• Eliminar un evento

• Gestionar las participaciones : inscribirse/darse de baja, consultar las respuestas

• Verificar la visibilidad de la aplicación Events y ocultarla/mostrarla

Para los ajustes de administración de la aplicación (permisos de creación, cumpleaños), guiar al usuario hacia la página Ajustes de la aplicación Events.