¿Cómo gestionar las carpetas y los permisos en Documentos?

Gestión de carpetas

La aplicación Documentos utiliza una estructura jerárquica de carpetas para organizar los documentos.

Crear una carpeta

Desde la aplicación Documentos, haga clic en el botón de creación de carpeta. Cada carpeta puede contener subcarpetas y documentos.

Navegar por la estructura

Un ruta de navegación (breadcrumb) permite orientarse y volver fácilmente a las carpetas padre.

Acciones sobre las carpetas

• Crear una subcarpeta

• Renombrar una carpeta

• Mover una carpeta a otra ubicación

• Eliminar una carpeta (y su contenido)

Permisos por carpeta

Visibilidad

Las carpetas de primer nivel (raíz) pueden tener una visibilidad restringida:

• Toda la organización : todos los colaboradores tienen acceso a ella

• Comunidades específicas : solo los miembros de las comunidades seleccionadas pueden ver la carpeta

Las subcarpetas heredan la visibilidad de la carpeta padre.

Colaboradores

Es posible definir quién puede añadir documentos en una carpeta:

• Todos los usuarios que tienen acceso a la carpeta

• Solo administradores

Acciones masivas

La selección múltiple permite realizar acciones masivas sobre varios documentos o carpetas:

• Eliminar varios elementos

• Mover varios elementos

Visualización y ordenación

• Vista de cuadrícula o modo lista

• Ordenar por : nombre alfabético, fecha de creación, tamaño del archivo

• Filtrar por tipo : carpetas, PDF, vídeos, imágenes

• Filtrar por comunidad

Lo que puede hacer el asistente

Con el alcance Documentos, el asistente puede explorar las carpetas, buscar documentos, cambiar el nombre y mover elementos.