Aplicación Docs — Gestión documental

Presentación

Docs es la aplicación de gestión documental de Steeple. Permite almacenar, organizar y compartir documentos dentro de la organización con un sistema de carpetas jerárquicas y gestión de permisos.

Funcionalidades principales

Gestión de documentos

• Subir documentos mediante arrastrar y soltar o selección de archivos

• Formatos compatibles: PDF, imágenes, vídeos, Word, Excel, PowerPoint y otros

• Renombrar, mover y eliminar documentos

• Descargar documentos

• Copiar el enlace de un documento para compartirlo

• Publicar un documento en el feed de noticias (News)

• Selección múltiple para acciones en lote (eliminar, mover)

Carpetas

• Crear una estructura de carpetas jerárquica

• Navegar con una ruta de navegación (breadcrumb)

• Crear, renombrar, mover y eliminar carpetas

• Definir políticas de acceso por carpeta (qué grupos pueden leer)

Búsqueda y filtros

• Búsqueda de texto completo (mínimo 3 caracteres)

• Filtrar por tipo de archivo: carpetas, PDF, vídeos, imágenes

• Filtrar por comunidad

• Ordenar por nombre, tamaño o fecha de creación

• Alternar entre vista de cuadrícula y de lista

Firmas electrónicas

• Activar el seguimiento de firma en un documento

• Ver el estado de las firmas (firmado / pendiente)

• Consultar la lista de firmantes y de firmas pendientes

• Página "Actividad" dedicada a los documentos por firmar

Seguimiento de visualizaciones

• Ver quién ha consultado un documento y cuándo

• Contador de visualizaciones por documento

Derechos y permisos

La aplicación utiliza un sistema de permisos granular:

• Crear : subir documentos o crear carpetas

• Leer : acceder y descargar documentos

• Modificar : renombrar documentos o carpetas

• Mover : mover elementos entre carpetas

• Eliminar : eliminar documentos o carpetas

• Firmas : activar y consultar las firmas

• Visualización : ver las estadísticas de visualización

• Almacenamiento : ver el espacio de almacenamiento utilizado

Navegación

La aplicación Docs es accesible desde el menú principal de Steeple. La página de inicio muestra el contenido de la carpeta raíz.

Lo que puede hacer el asistente

El asistente puede ocultar o mostrar la aplicación Docs mediante admin_updateAppVisibility. Para la gestión de los documentos en sí, dirija al usuario a la aplicación Docs.