Application Documents — Gestion documentaire

Présentation

Documents est l'application de gestion documentaire de Steeple. Elle permet de stocker, organiser et partager des documents au sein de l'organisation avec un système de dossiers hiérarchiques et de gestion des droits.

Fonctionnalités principales

Gestion des documents

• Téléverser des documents par glisser-déposer ou sélection de fichiers

• Formats supportés : PDF, images, vidéos, Word, Excel, PowerPoint et autres

• Renommer, déplacer et supprimer des documents

• Télécharger des documents

• Copier le lien d'un document pour le partager

• Publier un document sur le fil d'actualités (Publications)

• Sélection multiple pour des actions groupées (supprimer, déplacer)

Dossiers

• Créer une arborescence de dossiers hiérarchiques

• Naviguer avec un fil d'Ariane (breadcrumb)

• Créer, renommer, déplacer et supprimer des dossiers

• Définir des politiques d'accès par dossier (quels groupes peuvent lire)

Recherche et filtres

• Recherche plein texte (minimum 3 caractères)

• Filtrer par type de fichier : dossiers, PDF, vidéos, images

• Filtrer par communauté

• Trier par nom, taille ou date de création

• Basculer entre affichage grille et liste

Signatures électroniques

• Activer le suivi de signature sur un document

• Voir le statut des signatures (signés / en attente)

• Consulter la liste des signataires et des signatures en attente

• Page "Activité" dédiée aux documents à signer

Suivi de consultation

• Voir qui a consulté un document et quand

• Compteur de vues par document

Droits et permissions

L'application utilise un système de permissions granulaire :

• Créer : téléverser des documents ou créer des dossiers

• Lire : accéder et télécharger des documents

• Modifier : renommer des documents ou dossiers

• Déplacer : déplacer des éléments entre dossiers

• Supprimer : supprimer des documents ou dossiers

• Signatures : activer et consulter les signatures

• Consultation : voir les statistiques de consultation

• Stockage : voir l'espace de stockage utilisé

Navigation

L'application Documents est accessible depuis le menu principal de Steeple. La page d'accueil affiche le contenu du dossier racine.

Ce que l'assistant peut faire

L'assistant peut masquer ou afficher l'application Documents via admin_updateAppVisibility. Pour la gestion des documents eux-mêmes, guider l'utilisateur vers l'application Documents.