Events-App — Veranstaltungsverwaltung

Einführung

Events ist die Eventverwaltungsanwendung von Steeple. Sie ermöglicht es, Unternehmensveranstaltungen (Meetings, Zeremonien, Seminare …) zu erstellen und zu verwalten, Teilnahmen (RSVP) zu erfassen und die Geburtstage sowie Betriebszugehörigkeiten der Mitarbeitenden anzuzeigen.

Die Anwendung ist über das Hauptmenü von Steeple zugänglich. Wenn sie nicht erscheint, ihre Sichtbarkeit prüfen in Administration > Anwendungen (/administration/apps).

Startansicht

Die Startseite zeigt die anstehenden Veranstaltungen, nach Zeitraum gruppiert:

• Heute : Veranstaltungen des Tages, Geburtstage und Betriebszugehörigkeiten

• Diese Woche : Veranstaltungen bis Sonntag

• Dieser Monat : verbleibende Veranstaltungen des laufenden Monats

• Folgende Monate : zukünftige Veranstaltungen, nach Monat gruppiert

Veranstaltungen über mehrere Tage bleiben in der Sektion „Heute“, solange sie noch laufen.

Filter und Suche

• Filter nach Community : nur Veranstaltungen einer oder mehrerer Communities anzeigen

• Suche : Echtzeitsuche nach Veranstaltungstitel

Eine Veranstaltung erstellen

Um eine Veranstaltung zu erstellen, auf Eine Veranstaltung erstellen von der Startseite aus klicken.

Formularfelder

• Titel (erforderlich)

• Beschreibung (optional) — Rich-Text-Editor

• Startdatum und -zeit (erforderlich) — standardmäßig: morgen zur nächsten Stunde

• Enddatum und -zeit (optional) — standardmäßig: 1 Stunde nach Beginn

• Ganztägig — deaktiviert die Zeitauswahl

• Standort (optional)

• Bild (optional) — Foto oder Visual zur Illustration der Veranstaltung

Sichtbarkeit und Communities

• Standardmäßig ist die Veranstaltung sichtbar für die gesamte Organisation

• Möglichkeit zur Einschränkung auf spezifische Communities : nur die Mitglieder dieser Communities sehen die Veranstaltung

Teilnahme

• Teilnahme aktiviert standardmäßig: Mitarbeitende können mit Ja, Nein oder Vielleicht antworten

• Sichtbarkeit der Antwortenden standardmäßig aktiviert: alle Teilnehmenden sehen, wer was geantwortet hat

• Der Ersteller kann die Teilnahme deaktivieren (nur informative Veranstaltung)

• Der Ersteller kann die Liste der Antwortenden ausblenden (z. B. Überraschungseffekt)

Nach der Erstellung

Es wird vorgeschlagen, die Veranstaltung im Newsfeed zu teilen, um ihre Sichtbarkeit zu maximieren.

Eine Veranstaltung bearbeiten

• Nur der Ersteller oder ein Administrator kann eine Veranstaltung bearbeiten

• Vorhandene Teilnahmen werden durch die Änderung nicht beeinflusst

• Eine vergangene (archivierte) Veranstaltung kann nicht mehr bearbeitet werden

• Bei einer Datumsänderung wird empfohlen, die Teilnehmenden über einen Beitrag zu informieren

Eine Veranstaltung löschen

• Nur der Ersteller oder ein Administrator kann eine Veranstaltung löschen

• Die Löschung ist endgültig und löscht alle zugehörigen Teilnahmen

• Vor dem Löschen wird eine Bestätigung angefordert

Teilnahme (RSVP)

Auf eine Veranstaltung antworten

• Drei mögliche Optionen: Ja, Nein oder Vielleicht

• Die Antwort kann jederzeit geändert werden, solange die Veranstaltung nicht vorbei ist

• Sobald die Veranstaltung beendet ist, werden die Teilnahmen gesperrt

Teilnehmende ansehen

• Wenn die Sichtbarkeit der Antwortenden aktiviert ist: Alle Mitarbeitenden sehen die Liste

• Wenn die Sichtbarkeit deaktiviert ist: Nur der Ersteller und die Administratoren sehen die Liste

• Die Liste ist nach Antwortstatus (Ja / Nein / Vielleicht) organisiert, mit der Gesamtzahl pro Status

Eine Veranstaltung teilen

• Im Newsfeed : einen mit der Veranstaltung verknüpften Beitrag erstellen, mit einem Direktzugriff-Button

• Link kopieren : die URL der Veranstaltung abrufen (der Link erfordert eine Steeple-Authentifizierung, er funktioniert nicht für externe Personen)

Vergangene Veranstaltungen

• Die Seite Vergangene Veranstaltungen zeigt die Historie der abgeschlossenen Veranstaltungen an

• Filterung nach Jahr (Jahresauswahl)

• Suche in den vergangenen Veranstaltungen

• Vergangene Teilnahmen bleiben einsehbar

Geburtstage

• Zeigt die Geburtstage der Mitarbeitenden an, deren Geburtsdatum in ihrem Profil angegeben ist

• Nach Monat gruppiert, vom nächsten zum weitesten entfernt

• Möglichkeit,Glückwünsche zu senden für die Geburtstage des Tages (Versand über die Steeple-Nachrichten)

• Geburtstage an einem nicht gearbeiteten Tag werden trotzdem angezeigt

• 29. Februar : Personen, die am 29. Februar geboren wurden, sehen ihren Geburtstag am 1. März in nicht schaltjahren

Die Geburtstagsfunktion kann vom Administrator in den Einstellungen deaktiviert werden.

Betriebszugehörigkeit

• Zeigt die Jahrestage des Eintritts ins Unternehmen an

• Erfordert, dass das Eintrittsdatum im Profil des Mitarbeitenden angegeben ist

• Nach Monat gruppiert mit Angabe der Anzahl an Jahren der Betriebszugehörigkeit

• Möglichkeit,Glückwünsche senden für die heutigen Betriebszugehörigkeiten

Einstellungen (Verwaltung)

Zugänglich über die Seite Einstellungen der Events-Anwendung (erfordert die Rolle Administrator / Manager).

Berechtigungen zum Erstellen von Veranstaltungen

• Alle Mitglieder (standardmäßig): Alle Mitarbeitenden können Veranstaltungen erstellen

• Nur Administratoren : Nur Administratoren können Veranstaltungen erstellen

Geburtstage

• Die Anzeige von Geburtstagen für die gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren

• Wenn deaktiviert: Die Seite Geburtstage, die Widgets und die Geburtstagsbereiche werden ausgeblendet

Berechtigungen

Aktion	Mitglied	Ersteller der Veranstaltung	Administrator
Die Veranstaltungen seiner Communities sehen	Ja	Ja	Ja
Eine Veranstaltung erstellen	Je nach Einstellungen	Je nach Einstellungen	Ja
Eine Veranstaltung bearbeiten	Nein	Ja (außer archiviert)	Ja (außer archiviert)
Eine Veranstaltung löschen	Nein	Ja	Ja
Teilnehmen (RSVP)	Ja (wenn aktiviert und nicht vorbei)	Ja	Ja
Teilnehmende ansehen	Wenn Sichtbarkeit aktiviert	Ja	Ja
Die Aufrufstatistiken ansehen	Nein	Ja	Ja
Events-Einstellungen verwalten	Nein	Nein	Ja

Kontingente (Freemium-Tarif)

Organisationen mit einem kostenlosen Tarif haben eine begrenzte Anzahl an anstehenden Veranstaltungen. Sobald das Kontingent erreicht ist, können keine neuen Veranstaltungen mehr erstellt werden, solange bestehende Veranstaltungen nicht vergangen oder gelöscht sind. Ein Abonnement hebt diese Begrenzung auf.

TV-Anzeige

Die Veranstaltungen werden auf den Steeple-TV-Bildschirmen angezeigt. Die TV-Anzeige bietet:

• Die Liste der anstehenden Veranstaltungen

• Die Detailansicht einer Veranstaltung mit Möglichkeit zur Teilnahme (über eine authentifizierte Sitzung)

Was der Assistent tun kann

Der Assistent kann Veranstaltungen direkt über seine Werkzeuge verwalten:

• Auflisten die anstehenden und vergangenen Veranstaltungen

• Einsehen die Details einer Veranstaltung (Datum, Ort, Beschreibung, Teilnehmende)

• Erstellen eine Veranstaltung mit Titel, Daten, Ort, Communities, Teilnahmeeinstellungen

• Bearbeiten eine bestehende Veranstaltung

• Löschen eine Veranstaltung

• Teilnahmen verwalten : anmelden/abmelden, Antworten ansehen

• Die Sichtbarkeit der Events-Anwendung prüfen und sie ausblenden/einblenden

Für die Administrations-Einstellungen der Anwendung (Erstellungsrechte, Geburtstage) den Nutzer zur Seite „Einstellungen“ der Events-Anwendung führen.