Wie verwalte ich Ordner und Berechtigungen in Docs?

Ordnerverwaltung

Die Docs-Anwendung verwendet eine hierarchische Baumstruktur von Ordnern, um Dokumente zu organisieren.

Einen Ordner erstellen

In der Docs-Anwendung auf die Schaltfläche zum Erstellen eines Ordners klicken. Jeder Ordner kann Unterordner und Dokumente enthalten.

In der Baumstruktur navigieren

Eine Breadcrumb-Navigation (Breadcrumb) hilft dabei, sich zurechtzufinden und leicht zu den übergeordneten Ordnern zurückzukehren.

Aktionen auf Ordnern

• Erstellen einen Unterordner

• Umbenennen einen Ordner

• Verschieben einen Ordner an einen anderen Speicherort

• Löschen einen Ordner (und seinen Inhalt)

Berechtigungen pro Ordner

Sichtbarkeit

Die Ordner der ersten Ebene (Root) können eine eingeschränkte Sichtbarkeit haben:

• Die gesamte Organisation : alle Mitarbeitenden haben Zugriff darauf

• Spezifische Communities : nur Mitglieder der ausgewählten Communities können den Ordner sehen

Unterordner übernehmen die Sichtbarkeit des übergeordneten Ordners.

Mitwirkende

Es ist möglich festzulegen, wer Dokumente in einen Ordner hinzufügen kann:

• Alle Benutzer mit Zugriff auf den Ordner

• Nur Administratoren

Sammelaktionen

Die Mehrfachauswahl ermöglicht gruppierte Aktionen für mehrere Dokumente oder Ordner:

• Mehrere Elemente löschen

• Mehrere Elemente verschieben

Anzeige und Sortierung

• Rasteransicht oder Listenansicht

• Sortieren nach : alphabetischer Name, Erstellungsdatum, Dateigröße

• Filtern nach Typ : Ordner, PDFs, Videos, Bilder

• Nach Community filtern

Was der Assistent tun kann

Mit dem Umfang Dokumente, kann der Assistent Ordner durchsuchen, Dokumente suchen, Elemente umbenennen und verschieben.