Docs-App — Dokumentenverwaltung

Einführung

Docs ist die Dokumentenverwaltungsanwendung von Steeple. Sie ermöglicht es, Dokumente innerhalb der Organisation mithilfe eines Systems hierarchischer Ordner und Rechtemanagements zu speichern, zu organisieren und zu teilen.

Hauptfunktionen

Dokumentenverwaltung

• Dokumente per Drag-and-drop oder Dateiauswahl hochladen

• Unterstützte Formate: PDF, Bilder, Videos, Word, Excel, PowerPoint und andere

• Dokumente umbenennen, verschieben und löschen

• Dokumente herunterladen

• Den Link eines Dokuments kopieren, um ihn zu teilen

• Ein Dokument im News-Feed veröffentlichen

• Mehrfachauswahl für Sammelaktionen (löschen, verschieben)

Ordner

• Eine hierarchische Ordnerstruktur erstellen

• Mit einer Brotkrumennavigation (Breadcrumb) navigieren

• Ordner erstellen, umbenennen, verschieben und löschen

• Zugriffsrichtlinien pro Ordner festlegen (welche Gruppen lesen dürfen)

Suche und Filter

• Volltextsuche (mindestens 3 Zeichen)

• Nach Dateityp filtern: Ordner, PDF, Videos, Bilder

• Nach Community filtern

• Nach Name, Größe oder Erstellungsdatum sortieren

• Zwischen Kachel- und Listenansicht wechseln

Elektronische Signaturen

• Die Signaturverfolgung für ein Dokument aktivieren

• Den Status der Signaturen anzeigen (unterzeichnet / ausstehend)

• Die Liste der Unterzeichner und der ausstehenden Signaturen einsehen

• Seite „Aktivität“ für zu unterzeichnende Dokumente

Lesenachverfolgung

• Sehen, wer ein Dokument wann angesehen hat

• Anzahl der Aufrufe pro Dokument

Rechte und Berechtigungen

Die Anwendung verwendet ein granuläres Berechtigungssystem:

• Erstellen : Dokumente hochladen oder Ordner erstellen

• Lesen : auf Dokumente zugreifen und sie herunterladen

• Bearbeiten : Dokumente oder Ordner umbenennen

• Verschieben : Elemente zwischen Ordnern verschieben

• Löschen : Dokumente oder Ordner löschen

• Signaturen : Signaturen aktivieren und einsehen

• Lesen : Lesestatistiken anzeigen

• Speicher : den verwendeten Speicherplatz anzeigen

Navigation

Die Docs-Anwendung ist über das Hauptmenü von Steeple zugänglich. Die Startseite zeigt den Inhalt des Stammordners an.

Was der Assistent tun kann

Der Assistent kann die Docs-Anwendung über admin_updateAppVisibility ein- oder ausblenden. Für die Verwaltung der Dokumente selbst den Benutzer zur Docs-Anwendung führen.