Anwendung Dokumente — Dokumentenverwaltung

Einführung

Dokumente ist die Dokumentenverwaltungsanwendung von Steeple. Sie ermöglicht es, Dokumente innerhalb der Organisation mit einem hierarchischen Ordnersystem und einer Rechteverwaltung zu speichern, zu organisieren und zu teilen.

Hauptfunktionen

Dokumentenverwaltung

• Dokumente per Drag-and-drop oder Dateiauswahl hochladen

• Unterstützte Formate: PDF, Bilder, Videos, Word, Excel, PowerPoint und weitere

• Dokumente umbenennen, verschieben und löschen

• Dokumente herunterladen

• Den Link eines Dokuments kopieren, um es zu teilen

• Ein Dokument im Newsfeed veröffentlichen (Beiträge)

• Mehrfachauswahl für Sammelaktionen (löschen, verschieben)

Ordner

• Eine hierarchische Ordnerstruktur erstellen

• Mit einer Breadcrumb-Navigation navigieren

• Ordner erstellen, umbenennen, verschieben und löschen

• Zugriffsrichtlinien pro Ordner festlegen (welche Gruppen lesen dürfen)

Suche und Filter

• Volltextsuche (mindestens 3 Zeichen)

• Nach Dateityp filtern: Ordner, PDF, Videos, Bilder

• Nach Gemeinschaft filtern

• Nach Name, Größe oder Erstellungsdatum sortieren

• Zwischen Raster- und Listenansicht wechseln

Elektronische Signaturen

• Die Signaturverfolgung für ein Dokument aktivieren

• Den Status der Signaturen anzeigen (unterzeichnet / ausstehend)

• Die Liste der Unterzeichner und der ausstehenden Signaturen einsehen

• Seite „Aktivität“ für zu unterzeichnende Dokumente

Aufrufverfolgung

• Sehen, wer ein Dokument wann aufgerufen hat

• Aufrufzähler pro Dokument

Rechte und Berechtigungen

Die Anwendung verwendet ein fein abgestuftes Berechtigungssystem:

• Erstellen : Dokumente hochladen oder Ordner erstellen

• Lesen : auf Dokumente zugreifen und sie herunterladen

• Bearbeiten : Dokumente oder Ordner umbenennen

• Verschieben : Elemente zwischen Ordnern verschieben

• Löschen : Dokumente oder Ordner löschen

• Signaturen : Signaturen aktivieren und anzeigen

• Aufrufe : die Statistiken zu den Aufrufen anzeigen

• Speicher : den genutzten Speicherplatz anzeigen

Navigation

Die Anwendung Dokumente ist über das Hauptmenü von Steeple zugänglich. Die Startseite zeigt den Inhalt des Stammordners an.

Was der Assistent tun kann

Der Assistent kann die Anwendung Dokumente über admin_updateAppVisibility ausblenden oder anzeigen. Für die Verwaltung der Dokumente selbst den Benutzer zur Anwendung Dokumente weiterleiten.