Comment gérer les services et les lieux ?

Accéder à la gestion des services et lieux

Rendez-vous dans l'Administration, section Collaborateurs, puis accédez à la page Paramètres de l'annuaire (/administration/users/profile-fields).

Les services et les lieux sont gérés via des modales accessibles en cliquant sur le bouton crayon à côté du champ Services ou Lieux.

Gérer les services

Cliquez sur le bouton crayon du champ Services pour ouvrir la modale de gestion.

Ajouter un service

En haut de la modale, saisissez le nom du nouveau service dans le champ de saisie et cliquez sur Ajouter.

Créer une communauté à partir d'un service

Juste après l'ajout d'un service, Steeple vous propose de créer la communauté dynamique correspondante : Créer une communauté à partir de ce service ? Les collaborateurs de ce service y seront automatiquement ajoutés ou retirés.

• Créer une communauté ouvre la création, déjà réglée en communauté dynamique, avec le nom et la règle du service. Vous pouvez les modifier avant de valider. Voir Comment créer une communauté ?.

• Non merci ajoute le service sans créer de communauté.

• Ne plus me demander pour le moment, coché avant Non merci, suspend la proposition jusqu'à ce que vous fermiez la fenêtre de gestion des services.

La création reste facultative : un service peut exister sans communauté.

Rechercher un service

Utilisez le champ de recherche pour retrouver un service existant dans la liste.

Modifier un service

Sur la ligne du service concerné, ouvrez le menu ⋮ (trois points) et cliquez sur Modifier. Saisissez le nouveau nom et validez.

Supprimer un service

Sur la ligne du service concerné, ouvrez le menu ⋮ (trois points) et cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée. Les collaborateurs associés à ce service ne seront plus liés à aucun service.

Si ce service est utilisé dans la règle d'une communauté dynamique, ses membres sont recalculés : selon la règle, la communauté peut se vider, perdre une partie de ses membres, ou au contraire en gagner. Vérifiez la règle des communautés concernées avant de supprimer. Voir ci-dessous « Supprimer un service ou un lieu utilisé par une communauté dynamique ».

Gérer les lieux

Le fonctionnement est identique à celui des services. Cliquez sur le bouton crayon du champ Lieux pour ouvrir la modale de gestion des lieux.

Vous pouvez ajouter, rechercher, modifier et supprimer des lieux de la même manière que les services. Après l'ajout d'un lieu, Steeple vous propose de la même façon de créer la communauté dynamique correspondante : Créer une communauté à partir de ce lieu ?

La suppression d'un lieu a le même effet sur les communautés dynamiques que celle d'un service : voir ci-dessous.

Supprimer un service ou un lieu utilisé par une communauté dynamique

La communauté dynamique est conservée, mais sa règle perd le service ou le lieu supprimé, et ses membres sont recalculés :

• S'il était le seul critère de la règle, plus personne n'y correspond : la communauté se vide de tous ses membres, administrateurs compris.

• S'il était un choix parmi d'autres dans le même champ (par exemple un service parmi deux), seuls ses collaborateurs sortent de la communauté.

• S'il était le seul service (ou le seul lieu) d'une règle qui combinait services et lieux, la règle ne porte plus que sur l'autre champ : la communauté peut gagner des membres. Par exemple, une communauté « Commerce ET Rennes » devient « Rennes » et accueille tous les collaborateurs de Rennes.

Avant de supprimer un service ou un lieu, vérifiez la règle des communautés dynamiques qui l'utilisent.

Pour modifier la règle d'une communauté dynamique, voir Comment modifier la règle d'appartenance d'une communauté dynamique ?.

Utilisation des services et lieux

Les services et lieux s'affichent à plusieurs endroits :

• En administration : lors de l'ajout ou la modification d'un collaborateur

• Sur le profil collaborateur : dans l'annuaire

• Dans les communautés dynamiques : pour la sélection automatique des membres