Comment programmer le départ d'un collaborateur ?

Présentation

Quand vous connaissez la date de départ d'un collaborateur — fin de CDD, de stage, d'alternance ou départ en retraite —, renseignez sa date de fin de contrat. Le collaborateur garde son accès jusqu'au bout de cette dernière journée, puis Steeple suspend automatiquement son compte avant le début de la journée de travail suivante. Vous n'avez rien à faire le jour venu.

Le compte est suspendu, pas supprimé : la fiche du collaborateur, ses publications et ses commentaires sont conservés, et vous pouvez le rétablir à tout moment.

Renseigner la date de fin de contrat

Rendez-vous dans l'Administration, section Collaborateurs (/administration/users).

• Pour un collaborateur existant : ouvrez le menu d'actions de sa ligne, ou sa fiche, et choisissez Modifier la fiche collaborateur.

• Pour un nouveau collaborateur : cliquez sur Ajouter un collaborateur. Le champ se trouve à la première étape du formulaire.

Saisissez la date dans le champ Date de fin de contrat, puis enregistrez.

Seul un administrateur peut renseigner cette date. Le collaborateur ne la voit pas et ne peut pas la modifier depuis son compte.

Pour plusieurs collaborateurs à la fois

• Import par fichier : le gabarit d'import comporte une colonne Fin de contrat, au format jj/mm/aaaa. Voir Comment importer des collaborateurs en masse ?.

• Synchronisation Lucca : si votre annuaire est synchronisé avec Lucca, la date de fin de contrat suit toujours Lucca, quel que soit le mode de synchronisation. Voir Comment synchroniser mon annuaire de collaborateurs avec Lucca ?.

Quand l'accès s'arrête

Le dernier jour du contrat est inclus : le collaborateur garde son accès toute la journée de la date de fin de contrat. Son compte est suspendu avant le début de la journée de travail suivante.

Par exemple, pour une date de fin de contrat au 30 septembre, le collaborateur utilise Steeple normalement toute la journée du 30. Le 1er octobre, quand la journée commence, il n'a déjà plus accès.

Une date déjà passée est acceptée : le compte est alors suspendu dès le traitement suivant.

Modifier ou annuler un départ programmé

Tant que la date n'est pas passée, rien n'est définitif. Depuis Modifier la fiche collaborateur :

• pour reporter ou avancer le départ, changez la date ;

• pour l'annuler, videz le champ Date de fin de contrat à l'aide de la croix, puis enregistrez.

Ce que vous voyez dans l'administration

Avant le départ, la date apparaît sur la fiche du collaborateur, dans le bloc Informations, à la ligne Date de fin de contrat. Elle figure aussi dans l'export de la liste des collaborateurs, colonne Fin de contrat.

Après le départ, le collaborateur reste dans la liste des collaborateurs avec le statut Suspendu. Pour retrouver tous les comptes suspendus, filtrez la colonne Statut sur Suspendu.

Une fois le compte suspendu, la date de fin de contrat est effacée de la fiche : elle a produit son effet. C'est ce qui permet de rétablir le compte sans qu'il soit suspendu à nouveau.

Un collaborateur suspendu continue d'occuper une place dans votre abonnement. Pour la libérer, retirez-le de l'organisation — voir Comment retirer un collaborateur de l'organisation ?.

Ce que cela change pour le collaborateur

À partir de la suspension :

• il ne peut plus utiliser Steeple, ni sur le web, ni sur l'application mobile, ni sur les écrans TV. Ses sessions ouvertes cessent de fonctionner, et il est redirigé vers une page Compte suspendu qui l'invite à contacter un administrateur ;

• il reçoit un e-mail l'informant que les accès à son compte ont été suspendus, puis plus aucune notification ;

• il n'est plus proposé dans les mentions, la recherche de personnes, ni sur les écrans TV ;

• ses publications et ses commentaires restent visibles, et son compte est conservé tel quel.

Voir aussi Pourquoi mon compte Steeple est suspendu ?.

Rétablir un collaborateur parti

Si le collaborateur revient, ou si son contrat a été prolongé après la suspension, rétablissez son compte : ouvrez le menu d'actions de sa ligne, ou sa fiche, choisissez Rétablir le compte, puis confirmez.

Le collaborateur se reconnecte avec ses identifiants habituels et retrouve ses communautés. Si son nouveau contrat a lui aussi une date de fin, renseignez-la à nouveau.

Voir Comment suspendre ou réactiver un collaborateur ?.