Comment ajouter un collaborateur sans adresse e-mail ?

Présentation

Tous vos collaborateurs n'ont pas d'adresse e-mail professionnelle. Vous pouvez leur créer un compte Steeple malgré tout : à la place de l'adresse, vous leur attribuez un identifiant — un nom d'utilisateur que vous choisissez — et un code à 4 chiffres qui leur sert à activer leur compte.

Le collaborateur se connecte avec cet identifiant et ce code, puis définit son mot de passe. Aucune adresse e-mail n'intervient, ni à la création, ni à la connexion.

Cela vaut pour la création d'un collaborateur à l'unité comme pour l'import par fichier.

Ajouter un collaborateur à l'unité

Rendez-vous dans l'Administration, section Collaborateurs (/administration/users), puis cliquez sur Ajouter un collaborateur en haut à droite.

Le formulaire se parcourt en trois étapes : Identité et Profil, puis Connexion, puis Communautés. Tout ce qui concerne la connexion sans e-mail se règle à la deuxième étape.

Méthode de connexion

Si votre organisation utilise un autre mode de connexion que la connexion classique, comme le SSO, l'étape Connexion commence par un champ Méthode de connexion. Choisissez Classique : c'est la seule méthode qui permet de saisir un nom d'utilisateur dans le champ Identifiant.

Si ce champ n'apparaît pas, rien à faire : votre organisation est déjà en connexion classique, et le champ Identifiant accepte directement un nom d'utilisateur.

Identifiant

Le champ Identifiant accepte indifféremment une adresse e-mail ou un nom d'utilisateur. Saisissez-y le nom d'utilisateur choisi pour le collaborateur, par exemple jdupont ou J-1342.

Un nom d'utilisateur comporte de 3 à 50 caractères, parmi les lettres, les chiffres, le point, le tiret et le tiret bas, dont au moins une lettre ou un chiffre. Il doit aussi être disponible : Steeple refuse un identifiant déjà attribué sur l'ensemble de la plateforme, y compris dans une autre organisation. C'est ce qui fait échouer un matricule court ou purement numérique repris comme identifiant — voir Comment ajouter un collaborateur ?.

Choisissez une règle de composition et tenez-la sur l'ensemble de votre organisation — initiale et nom, ou matricule. C'est ce que le collaborateur devra retenir, et ce que vous lui rappellerez quand il l'aura oublié.

Code à 4 chiffres

Le champ Code PIN attend quatre chiffres. Il est obligatoire pour un collaborateur sans adresse e-mail : c'est son unique moyen d'activer son compte. Le formulaire le rappelle si vous l'oubliez.

Ce code est temporaire. Il permet la première connexion, et cesse d'être valable dès que le collaborateur a défini son mot de passe.

Mail d'activation

La case Envoyer le mail d'activation maintenant reste disponible tant qu'une adresse est renseignée quelque part sur la fiche : si vous avez saisi un e-mail de contact, le mail d'activation part à cette adresse.

Sans aucune adresse, la case est inactive — il n'y a nulle part où envoyer le message. C'est alors à vous de transmettre l'identifiant et le code au collaborateur.

E-mail de contact

Le champ E-mail de contact, à la première étape du formulaire, est facultatif. Si le collaborateur accepte de communiquer une adresse personnelle, la renseigner lui rend la réinitialisation de son mot de passe autonome : sans elle, il devra passer par vous. Elle ne sert jamais à se connecter.

Ajouter plusieurs collaborateurs par fichier

Le gabarit d'import comporte une colonne Identifiant et une colonne Code PIN TV, à côté de la colonne Email. Les mêmes règles s'appliquent, ligne à ligne.

• Chaque ligne doit porter au moins un identifiant : une adresse e-mail ou un identifiant de connexion. Une ligne qui n'en porte aucun ne peut être rattachée à personne.

• Une ligne qui attribue un identifiant de connexion sans adresse e-mail doit porter un code à 4 chiffres, faute de quoi le collaborateur serait créé sans aucun moyen d'activer son compte.

• Un même identifiant ne peut pas figurer deux fois dans le fichier.

• Un fichier qui attribue ou modifie un identifiant de connexion doit d'abord être simulé. La simulation est le seul endroit où vous voyez combien d'adresses cessent d'être des identifiants : un import qui bascule toute une organisation vers des noms d'utilisateur se lit là, pas après coup.

Ces contrôles ont lieu à l'analyse du fichier, avant toute écriture. Le rapport des alertes nomme les lignes en défaut et la raison ; tant qu'une erreur y figure, le fichier n'est pas exécuté — corrigez-le et téléversez-le à nouveau. Les cas les plus fréquents sont un identifiant mal formé et un identifiant déjà utilisé ailleurs.

Le déroulé complet de l'import est décrit dans l'article Comment importer des collaborateurs en masse ?.

Ce que vous transmettez au collaborateur

Deux informations suffisent : son identifiant et son code à 4 chiffres.

À sa première connexion, il saisit son identifiant, puis son code à la place du mot de passe. Steeple lui demande ensuite de définir son mot de passe et son propre code à 4 chiffres, celui qui lui servira ensuite sur les écrans TV. Ce code remplace celui que vous lui aviez communiqué, qui cesse d'être valable.

Transmettez le code par un canal que vous maîtrisez — de vive voix, ou sur un support remis en main propre. Il tient lieu de mot de passe jusqu'à la première connexion.

Retrouver l'identifiant d'un collaborateur

Sur la fiche d'un collaborateur, la section Informations affiche la ligne Identifiant dès qu'il en possède un, à côté de son e-mail et de son matricule.

L'export de la liste des collaborateurs comporte également une colonne Identifiant.

Vous pouvez modifier l'identifiant à tout moment depuis la fiche, et y remplacer un nom d'utilisateur par une adresse e-mail le jour où le collaborateur en obtient une — ou l'inverse.

Dans ce dernier sens, attention : attribuer un nom d'utilisateur à un collaborateur qui se connectait avec son adresse retire à cette adresse son rôle d'identifiant. Elle reste son e-mail de contact, mais ne permet plus de se connecter.

Quand un collaborateur ne peut plus se connecter

Si son compte porte un e-mail de contact, il peut réinitialiser son mot de passe lui-même depuis le lien Mot de passe oublié ? de la page de connexion : le lien part à cette adresse, même s'il se connecte avec un nom d'utilisateur.

Si son compte ne porte aucune adresse, ni comme identifiant ni comme contact, ce lien ne peut rien pour lui : il n'y a nulle part où envoyer le message. La page le dit et renvoie vers vous.

Depuis la fiche du collaborateur, le menu Actions propose Réinitialiser le mot de passe. Pour un collaborateur qui se connecte avec un nom d'utilisateur, cette action efface son mot de passe et déconnecte toutes ses sessions, puis vous laisse le choix :

• conserver son code actuel — il le ressaisit pour réactiver son compte ;

• définir un nouveau code — vous le lui transmettez, comme à la création.

C'est aussi par là que passe un collaborateur qui s'est trompé trop souvent en saisissant son code : après plusieurs saisies erronées, le code est désactivé par sécurité. Il n'y a alors plus de code à conserver, et la fenêtre demande directement le nouveau.

L'action Réinitialiser le mot de passe se trouve aussi dans le menu ⋮ du profil complet du collaborateur. Voir Comment administrer un collaborateur depuis son profil ?.

Donner une adresse e-mail à un compte existant

Un collaborateur qui obtient une adresse e-mail n'a pas besoin d'un nouveau compte.

• Depuis sa fiche, renseignez son E-mail de contact : il recevra les notifications et pourra réinitialiser son mot de passe seul, tout en continuant à se connecter avec son identifiant.

• Ou remplacez son Identifiant par cette adresse : il se connectera désormais avec elle.

Le collaborateur peut faire la même chose lui-même depuis Paramètres > Compte, où l'identifiant de connexion et l'e-mail de contact sont deux lignes distinctes. Voir Comment modifier mon adresse email ?.

Ce que l'assistant peut faire

L'assistant peut expliquer la différence entre l'identifiant de connexion, l'e-mail de contact et le matricule, et guider vers la page Collaborateurs de l'administration. Il ne peut ni définir ni réinitialiser le code à 4 chiffres d'un collaborateur : orienter vers la fiche du collaborateur dans l'administration.