Ajouter un collaborateur

Rendez-vous dans l'Administration, section Collaborateurs (/administration/users).

Cliquez sur le bouton Ajouter un collaborateur (icône utilisateur avec un plus) en haut à droite de la page.

Informations obligatoires

Le formulaire de création demande au minimum :

• Prénom

• Nom

• Identifiant : ce que le collaborateur saisira pour se connecter — son adresse email professionnelle, un nom d'utilisateur, ou son matricule

L'identifiant de connexion

Un compte n'a qu'un seul identifiant, saisi dans un seul champ. Il peut prendre trois formes, au choix :

• une adresse email professionnelle — [e-mail] ;

• un nom d'utilisateur que vous composez — mdupont ;

• le matricule du collaborateur, repris tel quel — ACME-0472.

Lorsque l'identifiant n'est pas une adresse email, il comporte de 3 à 50 caractères parmi les lettres, les chiffres, le point, le tiret et le tiret bas, dont au moins une lettre ou un chiffre.

Un identifiant unique sur tout Steeple

L'identifiant est unique sur l'ensemble de Steeple, pas seulement dans votre organisation. Une adresse ou un nom d'utilisateur déjà attribué ailleurs — y compris dans une autre organisation — est refusé.

C'est ce qui demande le plus d'attention lorsque vous reprenez vos matricules comme identifiants : une numérotation unique dans votre entreprise ne l'est pas forcément sur Steeple, et un matricule court ou purement numérique a toutes les chances d'être déjà pris. Préfixez-le — ACME-0472 plutôt que 0472 — et la question ne se pose plus.

L'identifiant reste modifiable après la création, depuis la fiche du collaborateur, y compris pour passer d'un nom d'utilisateur à une adresse email ou l'inverse.

Collaborateur sans adresse email

Un collaborateur qui n'a pas d'adresse email professionnelle se connecte avec un nom d'utilisateur ou son matricule. Le formulaire demande alors un code à 4 chiffres, obligatoire : c'est son seul moyen d'activer son compte. Sans e-mail de contact, aucune invitation ne lui est envoyée ; vous lui transmettez vous-même son identifiant et son code.

La marche à suivre complète est décrite dans l'article Comment ajouter un collaborateur sans adresse e-mail ?.

Informations complémentaires

Vous pouvez aussi renseigner :

• Service (sélection parmi les services existants)

• Lieu (sélection parmi les lieux existants)

• Poste (intitulé de poste)

• Téléphone

• E-mail de contact (notifications et réinitialisation du mot de passe, si l'identifiant n'est pas une adresse email)

• Rôle : administrateur ou membre (membre par défaut)

• Photo de profil

• Accès aux communautés

Invitation différée

En bas du formulaire, une option permet d'inviter le collaborateur ultérieurement. Cela est utile pour coordonner l'envoi des invitations à une date précise.

Ajout en masse

Pour ajouter plusieurs collaborateurs en une fois, utilisez l'import par fichier Excel accessible depuis le menu d'actions de la page Collaborateurs.

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